Költségek naplózása

Mielőtt a költségeket visszatéríthetnék, minden egyes költséget rögzíteni kell az adatbázisban. A költségrekordok négy különböző módon hozhatók létre: költségrekord manuális bevitele, nyugta feltöltése, nyugta áthúzása az Expenses alkalmazás irányítópultjára, vagy nyugta e-mailben küldése egy előre beállított e-mail címre.

Költségek manuális bevitele

Új költség rögzítéséhez nyissa meg az Expenses alkalmazást, amely alapértelmezés szerint a My Expenses oldalt jeleníti meg.

Javaslat

Ez a nézet bármikor elérhető az alábbi útvonalon: Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses.

Kattintson az New gombra, és töltse ki a betöltődő üres költségűrlapon a következő mezőket:

• Description: Adjon meg egy rövid leírást a költségről. Ennek tömörnek és informatívnak kell lennie, például Ebéd az ügyféllel vagy Szálloda a kiállításhoz.

• Category: A legördülő menü segítségével válassza ki azt a költségkategóriát, amely a legjobban megfelel a költségnek.

• Összesen: Adja meg a kifizetett összeg teljes összegét az alábbi két mód egyikén:

  1. Ha a költség egyetlen tételre/költségre vonatkozik, és a kiválasztott kategória egyetlen tételre vonatkozott, adja meg a költséget az Összesen mezőben (a Mennyiség mező rejtve van).

  2. Ha a költség azonos tétel/költség többszörösére vonatkozik fix áron, akkor az Egységár jelenik meg. Adja meg az egységek számát a Mennyiség mezőben, és a teljes költség automatikusan frissül a helyes összeggel. A teljes költség a Mennyiség alatt jelenik meg.

     Example

     Egy alkalmazott egy dollárt kapott minden munkával kapcsolatos mérföld után. A Kategória [MIL] Futásteljesítmény. Az Egységár automatikusan $1.00-ra van beállítva, amely a költség mérföldenkénti ára, amely a Kategória [MIL] Futásteljesítmény-hez van konfigurálva. A Mennyiség 48-ra van állítva, amely a megtett mérföldek száma, és a teljes összeg $48.00-ra van kiszámítva.

• Tartalmazott adók: Ha adók lettek konfigurálva a kiválasztott költségkategórián, az adó százalékos aránya és összege automatikusan megjelenik, miután megadta az Összesen vagy a Mennyiség értéket.

  Megjegyzés

  Amikor egy adó konfigurálva van egy költségkategórián, a Tartalmazott adók értéke valós időben frissül, ahogy az Összesen vagy a Mennyiség frissül.

• Alkalmazott: A legördülő menü segítségével válassza ki a költséggel kapcsolatos alkalmazottat.

• Fizette: Kattintson a rádiógombra annak jelzésére, hogy ki fizette a költséget, és kit kell megtéríteni. Válassza ki az Alkalmazott (megtérítendő) vagy a Vállalat lehetőséget. A kiválasztott költségkategóriától függően ez a mező nem biztos, hogy megjelenik.

• Költség dátuma: A naptár felugró ablak segítségével, amely akkor jelenik meg, amikor erre a mezőre kattint, adja meg a költség felmerülésének dátumát.

• Számla: Ha a kiválasztott költség Kategória egy adott számlához van kapcsolva, az a számla megjelenik a Számla mezőben. Ha nincs megadva számla, az alapértelmezett 600000 Költségek számla tölti ki ezt a mezőt. Ha másik számlát szeretne, válassza ki azt a számlát, amelyre a költséget rögzíteni kell.

• Újraszámlázandó ügyfél: Ha a költséget egy ügyfélnek kell kifizetnie, és a kiválasztott Kategória lehetővé teszi a költségek újraszámlázását, válassza ki a SO-t és az ügyfelet, akinek a költséget számlázni kell a legördülő menü segítségével. A legördülő menüben az összes értékesítési rendelés tartalmazza mind a SO, mind pedig a cég nevét, amelyre az értékesítési rendelés vonatkozik. Miután a költséget elmentették, az ügyfél neve eltűnik, és csak a SO látható a költségen.

  Example

  Egy ügyfél helyszíni találkozót szeretne a testreszabott épület tervezéséhez és telepítéséhez, és beleegyezik, hogy minden, a találkozóval kapcsolatos költséget kifizet, beleértve az utazást, a szállodát és az utazó alkalmazottak étkezését. Az összes, a találkozóhoz kapcsolódó költség a testreszabott épület értékesítési rendelését (amely az ügyfélre is hivatkozik) jelölné meg mint Újraszámlázandó ügyfél.

• Analitikus elosztás: Válassza ki a számlát, amelyre a költséget könyvelni kell a legördülő menüből, akár Projektek, Osztályok, vagy mindkettő esetében. Szükség esetén több számla is felsorolható minden kategóriához. Állítsa be az egyes analitikus számlák százalékos arányát az egyes számlák melletti százalékos érték beírásával.

• Cég: Ha egy többcéges adatbázisban van, válassza ki a céget, amelyre a költséget be kell nyújtani a legördülő menü segítségével. Az aktuális cég automatikusan kitölti ezt a mezőt.

• Megjegyzések…: Ha bármilyen megjegyzés szükséges a költség tisztázásához, írja be őket a megjegyzések mezőbe.

Csatolja a nyugtákat

Miután a költségrekord létrejött, a következő lépés a nyugta csatolása. Kattintson a Nyugta csatolása gombra, és megjelenik egy fájlkezelő. Navigáljon a csatolandó nyugtához, és kattintson a Megnyitás gombra.

Az új nyugta a chatter-ben kerül rögzítésre, és a nyugták száma megjelenik a (gemkapocs) ikon mellett. Több nyugta is csatolható egyéni költségrekordhoz, ha szükséges.

Költségek feltöltése

Lehetőség van arra, hogy a költségnyilvántartások automatikusan létrejöjjenek a PDF nyugta feltöltésével. Ennek a funkciónak a használatához egy beállítást engedélyezni kell, és IAP krediteket kell vásárolni.

Digitalizálási beállítások

A nyugta szkennelésének engedélyezéséhez navigáljon ide: Költségek alkalmazás ‣ Konfiguráció ‣ Beállítások, és jelölje be a Költség digitalizálás (OCR) opció melletti jelölőnégyzetet. Ezután kattintson a Mentés gombra. Ha engedélyezve van, további opciók jelennek meg. Kattintson a megfelelő rádiógombra az alábbi lehetőségek egyikének kiválasztásához:

• Ne digitalizáljon: Letiltja a nyugta digitalizálását, de nem távolítja el a kapcsolódó digitalizálási modult.

• Csak igény szerint digitalizáljon: Csak akkor digitalizálja a nyugtákat, ha kérik. Egy Dokumentum digitalizálása gomb jelenik meg a költségnyilvántartásokon. Ha rákattintanak, a nyugta beolvasásra kerül, és a költségnyilvántartás frissül.

• Automatikusan digitalizáljon: Automatikusan digitalizálja az összes nyugtát, amikor feltöltik őket.

Ezek alatt az opciók alatt két további link található. Kattintson a Szolgáltatás kezelése & Kreditek vásárlása linkre, hogy megtekintse a fiók részleteit és beállításait, valamint vásároljon krediteket a nyugta digitalizálásához. Kattintson a Szolgáltatásaim megtekintése linkre, hogy megtekintse az összes aktuális szolgáltatás listáját és azok fennmaradó kredit egyenlegét.

További információért a dokumentum digitalizálásáról és az IAP-król, tekintse meg a Alkalmazáson belüli vásárlás (IAP) dokumentációt.

Megjegyzés

Amikor a Költség digitalizálás (OCR) opció engedélyezve van, egy szükséges modul telepítésre kerül, így a nyugták beolvashatók. Ennek az opciónak a letiltása eltávolítja a modult.

Ha valamikor felmerül az igény, hogy ideiglenesen leállítsák a nyugták digitalizálását, válassza a Ne digitalizáljon opciót. Ennek az opciónak az elérhetősége azért van, hogy a modul ne legyen eltávolítva, lehetővé téve a digitalizálás jövőbeni engedélyezését az egyik másik két opció kiválasztásával.

Bizonylatok feltöltése

Nyissa meg a Költségek alkalmazást, és a Saját költségek irányítópulton kattintson a Feltöltés gombra, ekkor megjelenik egy fájlkezelő. Navigáljon a kívánt bizonylathoz, válassza ki, majd kattintson a Megnyitás gombra.

A bizonylat beolvasásra kerül, és egy új költségrekord jön létre. A Költség dátuma mező a mai dátummal töltődik ki, valamint bármely más mező a beolvasott adatok alapján, mint például az Összesen.

Kattintson az új bejegyzésre az egyéni költségűrlap megnyitásához, és végezze el a szükséges módosításokat. A beolvasott bizonylat megjelenik a chatter-ben.

Húzza és dobja el a költséget

Ha a digitalizálás engedélyezve van, húzza és dobja el a bizonylatot a Költségek alkalmazás irányítópultjára. A bizonylat beolvasásra kerül, és önállóan megjelenik a Költségek generálása irányítópulton.

Kattintson a költségrekordra, és módosítsa a részleteket szükség szerint. A változtatások után térjen vissza a Saját költségek irányítópultra, és a költség most már megjelenik a listában.

Költségek e-mailben

Ahelyett, hogy egyenként hozná létre a költségeket a Költségek alkalmazásban, a költségek automatikusan létrehozhatók egy e-mail aliasra küldött e-maillel.

Megjegyzés

Biztonsági okokból csak hitelesített alkalmazotti e-maileket fogad el az Odoo, amikor e-mailből hoz létre költséget. A hitelesített alkalmazotti e-mail cím megerősítéséhez lépjen az alkalmazotti kártyára a Alkalmazottak alkalmazásban, és tekintse meg a Munkahelyi e-mail mezőt.

Ehhez először egy e-mail alias-t kell konfigurálni. Navigáljon ide: Költségek alkalmazás ‣ Konfiguráció ‣ Beállítások. Győződjön meg róla, hogy a Bejövő e-mailek melletti jelölőnégyzet be van jelölve. Az alapértelmezett e-mail alias expense@(domain).com. Változtassa meg az e-mail alias-t azzal, hogy beírja a kívánt e-mail címet a Alias melletti mezőbe. Ezután kattintson a Mentés gombra.

Megjegyzés

Ha a domain alias-t be kell állítani, a Bejövő e-mailek jelölőnégyzet alatt megjelenik a Állítsa be a domain alias-t, az e-mail cím mező helyett.

A beállítási utasításokért és további információkért tekintse meg a Domain nevek dokumentációt.

Miután a domain alias be van állítva, az e-mail cím mező láthatóvá válik a Bejövő e-mailek funkció alatt a Költségek alkalmazás Beállítások oldalán.

Miután az e-mail cím be lett írva, e-maileket lehet küldeni erre az alias-ra új költségek létrehozásához, anélkül, hogy az Odoo adatbázisban kellene lenni.

Költség beküldéséhez e-mailen keresztül hozzon létre egy új e-mailt, és írja be a termék referencia kódját (ha elérhető) és a költség összegét az e-mail tárgyába. Ezután csatolja a nyugtát az e-mailhez. Az Odoo létrehozza a költséget az e-mail tárgyában található információk és a nyugta kombinálásával.

Javaslat

Egy költségkategória referencia kódjának ellenőrzéséhez menjen ide: Költségek alkalmazás ‣ Konfiguráció ‣ Költségkategóriák. A referencia kódok a Referencia oszlopban vannak felsorolva.

Referenciakód hozzáadásához egy költségkategóriához kattintson a kategóriára a költségkategória űrlap megnyitásához. Írja be a referencia kódot a Referencia mezőbe.

Example

Ha egy munkautazás során egy 25,00 dolláros étkezés költségét e-mailben nyújtja be, az e-mail tárgya FOOD $25.00 lenne.

Magyarázat:

• A Meals költségkategória Hivatkozása FOOD

• A költség Összege $25.00