Interjúk ütemezése¶
Személyes, virtuális vagy telefonos interjú ütemezhető a Recruitment alkalmazáson keresztül kétféleképpen, vagy a recruitment team által, vagy a applicant által.
Egyetlen húzással és ejtéssel az Odoo e-mailt küld a jelöltnek egy önkiszolgáló linkkel, a jelölt lefoglalja az időpontot, és elküldi a találkozót mindenki naptárába. Nincs több oda-vissza e-mailezés vagy telefonálás.
A toborzó csapat által ütemezett interjúk¶
Amikor egy jelentkező eléri az interjú szakaszt, a toborzó csapatnak ütemeznie kell az interjút, először egyeztetve egy megfelelő dátumot és időpontot a jelentkezővel és az interjúztatókkal.
Az interjú ütemezéséhez navigáljon a jelentkező kártyájára, először a megnyitásával, majd kattintson a megfelelő álláskártyára. Ez megnyitja az adott munkakör Applications oldalát. Ezután kattintson a kívánt jelentkező kártyájára, hogy megtekintse a részletes jelentkezői űrlapját.
Telefonos, virtuális vagy személyes interjú ütemezéséhez kattintson a jelentkező rekordjának tetején található No Meeting okos gombra.
Megjegyzés
A Meetings okos gomb No Meeting feliratot jelenít meg, ha jelenleg nincsenek ütemezett találkozók. Azoknál a jelentkezőknél, akik újak a First Interview szakaszban, ez az alapértelmezett.
Ha már van egy ütemezett találkozó, az okos gomb 1 Meeting feliratot jelenít meg, az alatta lévő közelgő találkozó dátumával. Ha egynél több találkozó van ütemezve, a gomb Next Meeting feliratot jelenít meg, az alatta lévő első közelgő találkozó dátumával.
A Meetings okos gombra kattintva betöltődik egy naptár, amely megjeleníti az ütemezett találkozókat és eseményeket a jelenleg bejelentkezett felhasználó számára, valamint azokat az alkalmazottakat, akik a naptár jobb oldalán található Attendees szakaszban szerepelnek.
A jelenleg betöltött találkozók és események megváltoztatásához vegye ki a pipát egy olyan résztvevő mellől, akinek a naptáreseményeit el szeretné rejteni. Csak a bejelölt résztvevők láthatók a naptárban.
Találkozó hozzáadásához a naptárhoz a Day vagy Week nézetben kattintson a találkozó kezdési időpontjára, majd húzza le a végidőpontig. Ezzel kiválasztja a dátumot, időt és a találkozó hosszát.
Találkozó ebben a nézetben úgy is hozzáadható, hogy rákattint a kívánt napra és időpontra.
Mindkét módszer hatására megjelenik egy Új esemény felugró ablak.
Új esemény felugró ablak¶
A rácsra kattintva, amely megfelel az időpontnak és dátumnak, megnyílik az Új esemény felugró ablak, hogy ütemezzen egy találkozót.
Adja meg az űrlapon a szükséges információkat. A kötelezően kitöltendő mezők a találkozó címe, valamint a Kezdés (és befejezés dátuma/időpontja) mezők.
Miután a kártya adatait megadta, kattintson a Mentés és bezárás gombra a változtatások mentéséhez és az interjú létrehozásához.
Miután megadta a találkozó kötelező nevét, az alábbi mezők módosíthatók az Új esemény kártyán:
Találkozó címe: Adja meg a találkozó tárgyát. Ennek egyértelműen jeleznie kell a találkozó célját. Az alapértelmezett tárgy a Jelölt neve, amelyet a jelentkező kártyáján adtak meg.
Kezdés: Állítsa be a találkozó kezdő és befejező dátumát és időpontját. Bármelyik mezőre kattintva megnyílik egy naptár felugró ablak. Kattintson a kívánt dátumra a kiválasztáshoz, majd adja meg az időpontot a megfelelő mezőben. Kattintson az Alkalmaz gombra az ablak bezárásához.
Egész nap: Jelölje be a négyzetet, hogy egész napos interjút ütemezzen. Ha ez a négyzet be van jelölve, a Kezdés mező Kezdés dátuma mezőre változik.
Résztvevők: Válassza ki azokat a személyeket, akiknek részt kell venniük a találkozón. Az alapértelmezett résztvevők a leendő jelölt és a munkakörhöz rendelt toborzó. Adjon hozzá annyi más személyt, amennyit kíván.
Videocall URL: Ha a találkozó virtuális, vagy ha van virtuális opció, kattintson a Odoo meeting gombra, és automatikusan létrejön egy URL a találkozóhoz, amely kitölti a mezőt.
Leírás: Írjon be egy rövid leírást ebbe a mezőbe. Van lehetőség formázott szöveg bevitelére, mint például számozott listák, címsorok, táblázatok, linkek, fényképek és egyebek. Használja a powerbox funkciót, írjon be egy
/jelet, hogy megjelenjen az opciók listája.Görgesse végig az opciókat, és kattintson a kívánt elemre. Az elem megjelenik a mezőben, és módosítható. Minden parancs különböző felugró ablakot jelenít meg. Kövesse az utasításokat minden parancsnál a bejegyzés befejezéséhez.
További opciók¶
Ha további információt szeretne hozzáadni a találkozóhoz, kattintson a További opciók gombra a Új esemény felugró ablak jobb alsó sarkában. Adja meg az alábbi további mezők bármelyikét:
Időtartam: ez a mező automatikusan kitöltődik a Kezdés (és befejezés) dátuma és időpontja alapján. Ha a találkozó időpontja módosul, ez a mező automatikusan igazodik a helyes időtartamhoz. Az alapértelmezett találkozó hossza egy óra.
Ismétlődő: ha a találkozónak ismétlődnie kell egy kiválasztott időközönként (ami nem jellemző egy első interjú esetén), jelölje be a Ismétlődő melletti jelölőnégyzetet. Amikor ez engedélyezve van, több további mező jelenik meg:
Időzóna: a legördülő menü segítségével válassza ki az ismétlődő találkozók Időzónáját.
Ismétlés: válassza ki a Napi, Heti, Havi, Éves vagy Egyéni ismétlődő találkozókat. Ha az Egyéni van kiválasztva, megjelenik alatta egy Ismétlés minden mező, valamint egy másik időfrekvencia paraméter (Napok, Hetek, Hónapok vagy Évek). Írjon be egy számot az üres mezőbe, majd válassza ki az időszakot a legördülő menü segítségével.
Ismétlés napján: akkor engedélyezett, ha a Heti opció van kiválasztva az Ismétlés mezőben. Válassza ki a napot, amelyre a heti találkozó esik.
Hónap napja: konfigurálja a két legördülő menü opciót, hogy kiválasszon egy adott napot a hónapban, függetlenül a dátumtól (pl. minden hónap első keddje). Ha egy konkrét naptári dátumot szeretne beállítani, válassza a Hónap dátuma lehetőséget, és írja be a naptári dátumot a mezőbe (pl.
15, hogy a találkozó minden hónap tizenötödik napján legyen).Amíg: a legördülő menü segítségével válassza ki, mikor álljanak le a találkozók ismétlődései. Az elérhető opciók: Ismétlések száma, Befejezés dátuma, és Örökké. Ha az Ismétlések száma van kiválasztva, írja be a teljes találkozók számát a jobb oldali üres mezőbe. Ha a Befejezés dátuma van kiválasztva, adja meg a dátumot a naptár felugró ablak segítségével, vagy írjon be egy dátumot MM/DD/YYYY formátumban. Az Örökké határozatlan időre ütemezi a találkozókat.
Helyszín: adja meg a találkozó helyszínét.
Tags: select any tags for the meeting using the drop-down menu, or add a new tag by typing in the tag and clicking Create „tag”. There is no limit to the number of tags that can be used.
Adatvédelem: válassza ki, hogy a szervező Elérhető vagy Elfoglalt legyen a találkozó időtartama alatt. Ezután válassza ki a találkozó láthatóságát a legördülő menü segítségével az első választás jobb oldalán. Az opciók: Nyilvános, Privát, és Csak belső felhasználók. A Nyilvános lehetővé teszi, hogy mindenki lássa a találkozót, a Privát csak a találkozón felsorolt résztvevők számára teszi láthatóvá a találkozót, és a Csak belső felhasználók lehetővé teszi, hogy bárki, aki be van jelentkezve a vállalati adatbázisba, lássa a találkozót.
Szervező: az alkalmazott, aki létrehozta a találkozót, ebben a mezőben van megadva. Használja a legördülő menüt a kiválasztott alkalmazott megváltoztatásához.
Emlékeztetők: válasszon egy emlékeztetőt a legördülő menüből. Az alapértelmezett opciók közé tartozik a Értesítés, Email, és SMS szöveges üzenet, mindegyik egy adott időszakkal az esemény előtt (órák, napok, stb.). A kiválasztott emlékeztető értesíti a találkozó résztvevőit a találkozóról, a kiválasztott opcióval a megadott időpontban. Több emlékeztető is kiválasztható ebben a mezőben.
Találkozó küldése a résztvevőknek¶
Miután a módosításokat beírták a Új esemény felugró ablakban, és a találkozó részletei helyesek, a találkozó elküldhető a résztvevőknek, emailben vagy szöveges üzenetben, a kibővített esemény űrlapból (ami akkor látható, amikor a További opciók gombra kattintanak az Új esemény felugró ablakban).
A találkozó emailben történő elküldéséhez kattintson a EMAIL gombra a Résztvevők mező mellett a kibővített találkozó űrlapon.
Megjelenik a Kapcsolattartók értesítése e-mail konfigurátor felugró ablak. Egy előre formázott e-mail, amely az alapértelmezett Naptár: Esemény frissítése e-mail sablont használja, kitölti az e-mail törzs mezőt.
Az állásjelentkező, az állásjelentkezés követői, valamint a találkozót létrehozó felhasználó alapértelmezés szerint hozzáadódnak a Címzett mezőhöz. Végezze el a kívánt módosításokat az e-mailen.
A találkozó szöveges üzenetben történő elküldéséhez kattintson a SMS gombra a kibővített találkozó űrlapon a Résztvevők mező mellett. Megjelenik egy SMS küldése felugró ablak.
A tetején egy kék sáv jelenik meg, ha bármelyik résztvevőnek nincs érvényes mobiltelefonszáma, és felsorolja, hány rekord érvénytelen. Ha egy kapcsolatnak nincs érvényes mobiltelefonszáma, kattintson a Bezárás gombra, és szerkessze a résztvevő rekordját, majd ismételje meg ezeket a lépéseket.
Ha nem jelenik meg figyelmeztető üzenet, írja be az üzenetet, amelyet a résztvevőknek szeretne küldeni a Üzenet mezőbe. Ha bármilyen emojit szeretne hozzáadni az üzenethez, kattintson a felugró ablak jobb oldalán található (smile add) ikonra.
A Üzenet mező alatt megjelenik a karakterek száma és a szöveges üzenetek száma, amely szükséges az üzenet elküldéséhez (a GSM7 kritériumok szerint). Kattintson a Sorba állítás gombra, hogy az üzenet később kerüljön elküldésre, miután bármely más üzenet ütemezve lett, vagy kattintson a Azonnali küldés gombra az üzenet azonnali elküldéséhez.
Megjegyzés
A szöveges üzenetek küldése nem alapértelmezett képesség az Odoo-ban. A szöveges üzenetek küldéséhez kreditek szükségesek, amelyeket meg kell vásárolni. További információért az IAP kreditekről és tervekről, tekintse meg a Alkalmazáson belüli vásárlások (IAP) dokumentációt.
Jelentkező által ütemezett interjúk¶
Az interjúidők koordinálása általában több e-mail váltást igényel, és lassíthatja a toborzási folyamatot. Az Odoo önkiszolgáló ütemezésének engedélyezése megszünteti ezt a szűk keresztmetszetet: amikor egy pályázó interjú szakaszba kerül, a rendszer automatikusan küld egy ütemezési linket, rögzíti a kiválasztott időpontot, és frissíti az összes releváns naptárt.
Ez az automatizálás alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Az aktiváláshoz rendelje hozzá a Recruitment: Schedule Interview e-mail sablont a First Interview vagy Second Interview szakaszhoz (lásd Szakasz módosítása).
Szakasz módosítása¶
Módosítsa a First Interview vagy Second Interview szakaszt úgy, hogy a szakasz Email Template mezője a Recruitment: Schedule interview legyen.
E-mail küldése¶
Miután beállította a First Interview vagy Second Interview szakaszokat az e-mailek küldésére, húzza át a pályázó kártyáját ezek egyikébe az e-mail küldéséhez.
Önkiszolgáló interjú ütemezése¶
Amikor a pályázó megkapja az e-mailt, az e-mail alján található Schedule my interview gombra kattint. Ez a pályázót egy privát online ütemezési oldalra navigálja, amely csak az e-mailben küldött linken keresztül érhető el.
Ez az oldal a MEETING DETAILS részt jeleníti meg a képernyő jobb oldalán. Ez tartalmazza a találkozó formátumát és hosszát. Ebben a példában az interjú virtuális ( Online), és az időtartam fél óra ( 30 minutes).
Ezután a pályázó rákattint a naptárban egy elérhető napra, amelyet lila szöveg jelöl. Miután kiválasztott egy napot, rákattint az elérhető időpontok egyikére, hogy kiválassza azt a dátumot és időpontot.
Javaslat
Ügyeljen arra, hogy ellenőrizze a Időzóna mezőt a naptár alatt, hogy biztosan a megfelelő időzónára van állítva. Az időzóna megváltoztatása módosíthatja a rendelkezésre álló időpontokat.
Miután a dátum és időpont kiválasztásra került, a jelentkező az További részletek megadása oldalra kerül. Ez az oldal kéri a jelentkezőt, hogy adja meg a Teljes nevét, Email címét és Telefonszámát. Az ezen az űrlapon megadott kapcsolattartási információk alapján értesítjük a jelentkezőt az ütemezett interjúról.
Amikor minden adat meg van adva a További részletek megadása oldalon, a jelentkező a Időpont megerősítése gombra kattint, és az interjú ütemezésre kerül.
Az interjú megerősítése után a jelentkező egy megerősítő oldalra kerül, ahol az interjú összes részlete megjelenik. Lehetőség van a találkozó hozzáadására a jelentkező személyes naptáraihoz a Hozzáadás iCal/Outlookhoz és Hozzáadás Google Naptárhoz gombok segítségével, az interjú részletei alatt.
A jelentkezőnek lehetősége van az interjú lemondására vagy újraütemezésére is, ha szükséges, a megerősítés alján található Időpont lemondása link segítségével.