Dokumentumdigitalizálás¶
A dokumentumdigitalizálás a papíralapú vagy digitális dokumentumok adatbázisbeli rekordokká alakításának folyamata. Az OCR és a mesterséges intelligencia technológiák segítségével az Odoo beolvassa a tartalmat, majd automatikusan létrehozza és kitölti a rekord adatait. Ez a folyamat főként szállítói számlák (vagy visszárukövetelések) esetén alkalmazott.
Megjegyzés
Bár kevésbé elterjedt, ez a digitalizálási folyamat vevői számlákra és jóváírásokra is alkalmazható. Ehhez a beállításokat megfelelően kell módosítani.
Konfiguráció¶
Lépjen a menübe, majd navigáljon a Digitalizálás szakaszhoz. Engedélyezze a Dokumentumdigitalizálás opciót, és válassza ki, hogy a Szállítói számlákat automatikusan vagy igény szerint kell-e feldolgozni.
Megjegyzés
Ha az Adónként egy számlasor opció engedélyezett, az új szállítói számlán adónként csak egy sor jön létre, a rajta szereplő sorok számától függetlenül.
Szállítói számlák feltöltése¶
A szállítói számlákat manuálisan töltik fel, vagy digitalizálás céljából egy kijelölt e-mail-aliasra küldik. Ezek kiválasztott szállítók esetén automatikusan is könyvelhetők.
Megjegyzés
A számla feltöltése után a képernyő jobb oldalán megjelenik a dokumentum előnézete.
Lásd még
Manuális feltöltés¶
A Könyvelés irányítópulton húzza a szállítói számlákat a kívánt beszerzési naplóba, vagy kattintson a Feltöltés gombra a beszerzési naplónál.
Feltöltés e-mail-aliason keresztül¶
A szállítói számlák kétféleképpen tölthetők fel a megfelelő naplóhoz tartozó e-mail-aliason keresztül:
egy csatlakoztatott lapolvasóról, amelyet úgy konfiguráltak, hogy e-mailt küldjön az e-mail-aliasra;
közvetlenül az e-mail-aliasra küldve.
Az e-mailhez csatolt minden PDF automatikusan új piszkozat szállítói számlává alakul át.
Megjegyzés
Az e-mail-aliason keresztül, naplóhoz rendelten csak PDF és XML formátumok kerülnek feldolgozásra.
A JPEG fájlokat a Documents alkalmazás e-mail aliasán keresztül kell feldolgozni.
Egy e-mail alias naplóhoz való hozzáadásához kövesse az alábbi lépéseket:
Győződjön meg arról, hogy egy alias domain be van konfigurálva.
Az alapértelmezett
vendor-bills@e-mail alias, amelyet az alias domain követ, automatikusan létrejön, és elérhető a Szállítói számlák napló Speciális beállítások lapján.Az alapértelmezett e-mail alias módosításához lépjen a menüpontra, válassza ki a megfelelő naplót, és szerkessze az E-mail alias mezőt a Speciális beállítások lapon.
Szükség esetén konfigurálja a csatlakoztatott szkennert, hogy a beolvasott dokumentumokat az e-mail aliasra küldje.
Megjegyzés
Alternatívaként a Documents alkalmazás e-mail aliasa is használható a szállítói számlák automatikus küldéséhez a Pénzügy mappába (pl. [email protected]).
Szállítói számlák automatikus könyvelése¶
Megjegyzés
A Számlák automatikus könyvelése lehetőség használatához a Dokumentum digitalizálás szakasz Automatikus digitalizálás beállítását engedélyezni kell a szállítói számlákhoz.
Adott szállítók digitalizált szállítói számláinak automatikus könyveléséhez lépjen a menüpontra, és kattintson a kívánt szállítóra. A kapcsolati lap Könyvelés lapján válasszon egy Számlák automatikus könyvelése lehetőséget az Automatizálás szakaszban:
Mindig
Kérdezzen 3 szerkesztés nélküli jóváhagyás után: Amikor a harmadik feltöltött számlát szerkesztés nélkül jóváhagyják, megjelenik a Számlák automatikus könyvelése ablak. A következő lehetőségek közül lehet választani: Automatikus jóváhagyás aktiválása, Kérdezzen később, vagy Soha ennél a szállítónál.
Soha
Megjegyzés
Mivel az automatizálás három szerkesztés nélküli jóváhagyott számla után indul el, a kapcsolat nevének már szerepelnie kell az adatbázisban, és minden feltöltött szállítói számlán szerepelnie kell egy számladátumnak.
Digitalizálás és adatfelismerés mesterséges intelligenciával¶
A beállításoktól függően a dokumentumok vagy automatikusan digitalizálódnak, vagy manuális feldolgozást igényelnek, ha a digitalizálás csak igény szerinti módra van beállítva.
Egy feltöltött dokumentum manuális digitalizálásához kattintson a Dokumentum digitalizálása gombra.
Miután a dokumentum digitalizálva lett, kék szalag jelenik meg; kattintson az Frissítés gombra. Tekintse át és javítsa a digitalizálás során feltöltött adatokat: kattintson a kapcsolódó mező(k)re a szerkesztéshez, vagy kattintson az AI-adatok újratöltése gombra az adatok frissítéséhez.
Ezután kattintson a Megerősítés gombra a dokumentum könyveléséhez.
Javaslat
Ha egy dokumentum digitalizálva lett, a Szállító mező üres marad, ha a szállító nem szerepel az adatbázisban. A hozzáadáshoz kattintson az (lefelé mutató nyíl) ikonra a Szállító mezőben; a szállító neve kiemelve jelenik meg a jobb oldali dokumentum-előnézetben. Kattintson rá egy új szállítói lap megnyitásához, amelyen a név már ki van töltve.
Megjegyzés
A következő szállítói számlamezőket az OCR felismeri:
Szállító, Számlahivatkozás, Számladátum, Fizetési hivatkozás (csak a belga +++xxx/xxxx/xxxxx+++ formátumban), Kedvezményezett bank, Esedékesség dátuma, és a pénznem (egy több pénznemes környezetben, ha a pénznem aktiválva van).
A Számlasorok fülről: Termék leírás/megnevezés, Mennyiség, egységár Ár, Adók (ha az adó aktiválva van; ezt a mezőt az OCR nem ismeri fel indiai lokalizáció esetén), Adó nélküli összeg és Összesen.
Beszerzési rendelés egyeztetése¶
Amikor a digitalizált szállítói számla felismerésre kerül az OCR által, az Odoo az adatbázisban egy megfelelő beszerzési rendelést keres. Ha talál ilyet, a szállítói számla manuálisan párosítható a meglévő nyitott beszerzésirendelés-sorokkal.
Miután a szállítói számla feltöltésre és digitalizálásra került, kattintson a Beszerzés egyeztetése intelligens gombra a Beszerzés egyeztetése listanézet megnyitásához, amely megjeleníti az összes, a szállítói számlához rendelt szállítóhoz kapcsolódó beszerzésirendelés-sort. Ezután válassza ki a releváns beszerzésirendelés-sorokat és a piszkozat szállítói számlát (szürkén jelölve), majd kattintson az Egyeztetés gombra.
Javaslat
A Beszerzés egyeztetése listanézetben szükség esetén frissítse a Mennyiség és Ár értékeket a beszerzésirendelés-sorokban.
Ha a feltöltött szállítói számla szállítójához nem tartozik meglévő beszerzési rendelés, új beszerzési rendelés közvetlenül a szállítói számlasorokból is létrehozható. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
A szállítói számla feltöltése után győződjön meg arról, hogy a Szállító mező ki van töltve a megfelelő szállítóval.
Kattintson a Beszerzés egyeztetése intelligens gombra, válassza ki a piszkozat szállítói számlát a listában (szürkén jelölve), majd kattintson a Hozzáadás BRhez gombra.
A Hozzáadás a beszerzési rendeléshez ablakban kezdjen el gépelni a Beszerzési rendelés mezőbe, majd válassza a Létrehozás és szerkesztés lehetőséget.
A Beszerzési rendelés létrehozása ablakban válassza ki a szállítói számlához rendelt szállítót, töltse ki az összes kötelező mezőt, majd kattintson a Megerősítés gombra.
A Beszerzés egyeztetése listanézetben válassza ki a releváns beszerzésirendelés-sorokat és a piszkozat szállítói számlát (szürkén jelölve), majd kattintson az Egyeztetés gombra.
Megjegyzés
Ha a beszerzési rendelés mezőihez szükséges adatok hiányoznak, kattintson a Mentés és bezárás gombra a Beszerzési rendelés létrehozása ablakban. Ezután nyissa meg a Beszerzés alkalmazást a mezők kitöltéséhez és a beszerzési rendelés megerősítéséhez.
Javaslat
A beágyazott XML-t tartalmazó elektronikus szállítói számlák pontosabb és hatékonyabb feldolgozást tesznek lehetővé.
Alternatív megoldásként az Automatikus kitöltés funkció átviszi az adatokat a beszerzési rendelésből a szállítói számlára, OCR használata nélkül.
Árképzés¶
A dokumentumdigitalizálási funkció egy alkalmazáson belüli vásárlás (IAP) szolgáltatás, amely előre fizetett krediteket igényel. Egy dokumentum digitalizálása egy kreditet használ fel.
Kreditek vásárlásához lépjen a Beállítások alkalmazásba, vagy válassza a menüpontot, navigáljon a Digitalizálás részhez, majd kattintson a Kreditek vásárlása gombra.
Megjegyzés
Az érvényes előfizetéssel rendelkező Odoo Enterprise felhasználók ingyenes krediteket kapnak az IAP-funkciók teszteléséhez, mielőtt további krediteket vásárolnának az adatbázishoz. Ez vonatkozik a bemutató/oktatási adatbázisokra, oktatási adatbázisokra és az egyalkalmazásos ingyenes adatbázisokra.
Az XML-fájlokhoz nincs szükség OCR-kreditre, mivel strukturált adatokat tartalmaznak, amelyek közvetlenül feldolgozhatók OCR nélkül.