Dokumentum digitalizálás¶
A dokumentum digitalizálás a papír vagy digitális dokumentumok adatbázisban történő rekordokká alakításának folyamatára utal. Az OCR és mesterséges intelligencia technológiák használatával az Odoo beolvassa a tartalmat, és automatikusan létrehozza és kitölti a rekord részleteit. Ezt a folyamatot elsősorban szállítói számlák (vagy visszatérítések) esetén használják.
Megjegyzés
Bár kevésbé gyakori, ez a digitalizálási folyamat alkalmazható vevői számlákra és jóváírásokra is. A beállításokat ennek megfelelően kell módosítani.
Konfiguráció¶
Lépjen a menüpontra, és navigáljon a Digitalizálás szakaszhoz. Engedélyezze a Dokumentum Digitalizálás opciót, és válassza ki, hogy a Szállítói Számlák automatikusan vagy igény szerint legyenek feldolgozva.
Megjegyzés
Ha a Egyetlen Számlasor Adónként opció engedélyezve van, akkor az új szállítói számlán adónként csak egy sor jön létre, függetlenül a sorok számától.
Szállítói számlák feltöltése¶
A szállítói számlákat kézzel töltik fel vagy egy kijelölt e-mail aliasra küldik digitalizálás céljából. Ezeket a számlákat automatikusan is könyvelhetik a kiválasztott szállítók esetében.
Megjegyzés
Miután a számla feltöltésre került, a dokumentum előnézete megjelenik a képernyő jobb oldalán.
Lásd még
Kézi feltöltés¶
A Számvitel irányítópulton húzza és ejtse be a szállítói számlákat a kívánt beszerzési naplóba, vagy kattintson a Feltöltés gombra a beszerzési naplóban.
Feltöltés e-mail aliason keresztül¶
A szállítói számlák kétféleképpen tölthetők fel a megfelelő naplóhoz társított e-mail aliason keresztül:
beolvasva egy csatlakoztatott szkennerből, amely e-mailt küld az e-mail aliasra;
közvetlenül az e-mail aliasra küldve.
Az e-mailhez csatolt minden PDF automatikusan új tervezet szállítói számlává alakul.
Megjegyzés
Csak a PDF és XML formátumok kerülnek feldolgozásra a naplóhoz társított e-mail aliason keresztül.
A JPEG fájlokat a Documents alkalmazás e-mail aliasán keresztül kell feldolgozni.
Egy e-mail alias hozzáadásához egy naplóhoz, kövesse az alábbi lépéseket:
Győződjön meg arról, hogy egy alias domain konfigurálva lett.
Az alapértelmezett e-mail alias
vendor-bills@, amelyet az alias domain követ, automatikusan létrejön és elérhető a Haladó beállítások fülön a Szállítói számlák naplóban.Egy alapértelmezett e-mail alias megváltoztatásához menjen a menüpontra, válassza ki a megfelelő naplót, és szerkessze az E-mail alias mezőt a Haladó beállítások fülön.
Konfigurálja a csatlakoztatott szkennert, hogy a beolvasott dokumentumokat az e-mail aliasra küldje, ha szükséges.
Megjegyzés
Alternatív megoldásként egy e-mail alias a Dokumentumok alkalmazásban használható, hogy automatikusan küldje a szállítói számlákat a Pénzügy mappába (pl. [email protected]).
Automatikus szállítói számla könyvelés¶
Megjegyzés
Az Számlák automatikus könyvelése opció használatához a Automatikus digitalizálás beállítást engedélyezni kell a Dokumentum digitalizálás szakaszban a szállítói számlákhoz.
A meghatározott szállítók digitalizált szállítói számláinak automatikus könyveléséhez menjen a menüpontra, és kattintson a kívánt szállítóra. A kapcsolati űrlap Számvitel fülén válasszon egy Számlák automatikus könyvelése opciót az Automatizálás szakaszban:
Mindig
Kérdezzen 3 szerkesztés nélküli érvényesítés után: Amikor a harmadik feltöltött számla szerkesztés nélkül megerősítésre kerül, megjelenik egy Számlák automatikus könyvelése ablak. A következő opciók választhatók: Automatikus érvényesítés aktiválása, Kérdezzen később, vagy Soha ennél a szállítónál.
Soha
Megjegyzés
Mivel az automatizálás három érvényesített számla szerkesztés nélküli feldolgozása után indul el, a kapcsolattartó neve már léteznie kell az adatbázisban, és minden feltöltött szállítói számlának tartalmaznia kell egy számla dátumot.
Digitalizáció és adatok felismerése mesterséges intelligenciával¶
A beállításoktól függően a dokumentumok vagy automatikusan digitalizálódnak, vagy manuális feldolgozást igényelnek, ha a digitalizáció csak igény szerint van beállítva.
Egy feltöltött dokumentum manuális digitalizálásához kattintson a Dokumentum digitalizálása gombra.
Miután a dokumentum digitalizálásra került, egy kék szalag jelenik meg; kattintson a Frissítés gombra. Ellenőrizze és javítsa ki a digitalizálás során feltöltött információkat: kattintson a kapcsolódó mező(k)re a szerkesztéshez, vagy kattintson a AI adatok újratöltése gombra az adatok frissítéséhez.
Ezután kattintson a Megerősítés gombra a dokumentum közzétételéhez.
Javaslat
Miután egy dokumentum digitalizálásra került, a Szállító mező üres marad, ha a szállító nem létezik az adatbázisban. A hozzáadásához kattintson a (lefelé mutató nyíl) gombra a Szállító mezőben; a szállító neve kiemelve jelenik meg a dokumentum előnézetében a jobb oldalon. Kattintson rá, hogy megnyisson egy új szállítói űrlapot az előre kitöltött névvel.
Megjegyzés
Az alábbi szállítói számla mezőket ismeri fel az OCR:
Szállító, Számla hivatkozás, Számla dátum, Fizetési hivatkozás (csak a belga +++xxx/xxxx/xxxxx+++ formátumban), Kedvezményezett bank, Esedékesség dátuma, és a pénznem (egy több pénznemű környezetben és ha a pénznem aktiválva van).
A Számlasorok fülről: Termék leírás/címke, Mennyiség, egység Ár, Adók (ha az adó aktiválva van; ezt a mezőt nem ismeri fel az OCR a indiai lokalizáció esetében), Adómentes összeg, és Összesen.
Beszerzési rendelés egyeztetése¶
Amikor egy digitalizált szállítói számlát OCR által felismernek, az Odoo megkeresi az adatbázisban a megfelelő beszerzési rendelést. Ha megtalálja, a szállítói számla manuálisan egyeztethető a meglévő nyitott beszerzési rendelési sorokkal.
Miután egy szállítói számla feltöltésre került és digitalizálásra került, kattintson a Beszerzési egyeztetés okos gombra a Beszerzési egyeztetés lista nézet eléréséhez, amely megjeleníti az összes beszerzési rendelési sort, amely a szállítói számlához rendelt szállítóhoz kapcsolódik. Ezután válassza ki a releváns beszerzési rendelési sorokat és a piszkozat szállítói számlát (szürkével jelölve), majd kattintson a Egyeztetés gombra.
Javaslat
A Beszerzési egyeztetés lista nézetben frissítse a Mennyiség és Ár mezőket a beszerzési rendelési sorokban, ha szükséges.
Ha nincs meglévő beszerzési rendelés a feltöltött szállítói számla szállítójához kapcsolódóan, új beszerzési rendelés közvetlenül létrehozható a szállítói számla sorokból. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
Miután a szállítói számla feltöltésre került, győződjön meg róla, hogy a Szállító mező a megfelelő szállítóval van kitöltve.
Kattintson a Beszerzési egyeztetés okos gombra, válassza ki a listában a piszkozat szállítói számlát (szürkével jelölve), majd kattintson a Hozzáadás a BR-hez gombra.
A Hozzáadás a beszerzési rendeléshez ablakban kezdje el beírni a Beszerzési rendelés mezőbe, majd válassza a Létrehozás és szerkesztés lehetőséget.
A Beszerzési rendelés létrehozása ablakban válassza ki a szállítói számlához rendelt szállítót, majd töltse ki az összes kötelező mezőt, és kattintson a Megerősítés gombra.
A Beszerzési egyeztetés lista nézetben válassza ki a releváns beszerzési rendelési sorokat és a piszkozat szállítói számlát (szürkével jelölve), majd kattintson a Egyeztetés gombra.
Megjegyzés
Ha bármilyen információ hiányzik a beszerzési rendelés mezőihez, kattintson a Mentés és Bezárás gombra a Beszerzési Rendelés Létrehozása ablakban. Ezután nyissa meg a Beszerzés alkalmazást a mezők kitöltéséhez és a beszerzési rendelés megerősítéséhez.
Javaslat
Az elektronikus szállítói számlák beágyazott XML-lel pontosabb és hatékonyabb feldolgozást biztosítanak.
Alternatív megoldásként a Automatikus kitöltés funkció átviheti az információkat a beszerzési rendelésből a szállítói számlára, OCR használata nélkül.
Árazás¶
A dokumentum digitalizálási funkció egy alkalmazáson belüli vásárlási (IAP) szolgáltatás, amely előre fizetett krediteket igényel. Egy dokumentum digitalizálása egy kreditet használ fel.
Kreditek vásárlásához lépjen a Beállítások alkalmazásba vagy , navigáljon a Digitalizálás szakaszhoz, és kattintson a Kreditek vásárlása gombra.
Megjegyzés
Az Odoo Enterprise felhasználók érvényes előfizetéssel ingyenes krediteket kapnak az IAP funkciók tesztelésére, mielőtt további krediteket vásárolnának az adatbázishoz. Ez magában foglalja a demó/képzési adatbázisokat, az oktatási adatbázisokat és az egy-alkalmazás-ingyenes adatbázisokat.
Az XML fájlok nem igényelnek OCR krediteket, mert strukturált adatokat tartalmaznak, amelyek közvetlenül feldolgozhatók, OCR nélkül.