Kilépés

Amikor egy alkalmazott elhagyja a céget, fontos, hogy legyen egy kilépési terv, amely biztosítja, hogy minden szükséges lépést megtegyenek, mint például a felszerelés visszaadása, a hozzáférés visszavonása az üzleti rendszerekhez, HR űrlapok kitöltése, kilépési interjú lebonyolítása és még sok más. A cégtől függően több különböző kilépési terv is lehet, amelyek specifikus osztályokhoz vagy részlegekhez vannak konfigurálva, és eltérő követelményeket és lépéseket tartalmaznak a fő kilépési tervhez képest.

Az offboarding terv mellett a munkavállalói rekordot frissíteni kell, hogy tükrözze a távozásukat, rögzíteni kell a távozás okát, lezárni a munkavállalóhoz kapcsolódó nyitott tevékenységeket, és biztosítani kell számukra minden fontos dokumentumot.

Offboarding terv megtekintése

Mielőtt az offboarding megkezdődhet, ajánlott ellenőrizni az alapértelmezett offboarding tervet, amely előre konfigurálva van a Munkavállalók alkalmazásban. Az aktuális alapértelmezett terv megtekintéséhez navigáljon ide: Munkavállalók alkalmazás ‣ Konfiguráció ‣ Tevékenységi terv. Kattintson a Offboarding gombra a részletes offboarding terv űrlap megtekintéséhez.

Offboarding terv lépései

Az alapértelmezett Offboarding terv minimális, két alapértelmezett lépéssel (három, ha a Flotta alkalmazás telepítve van). Minden lépés Teendő tevékenység, és az offboarding terv indításának napjára van ütemezve (0 nappal a terv dátuma előtt).

• Tudás átadása a csapaton belül: A vezetőnek biztosítania kell, hogy a munkavállaló által a munkakörével kapcsolatos összes tudás vagy dokumentálva legyen, vagy megosztva legyen a kollégákkal, hogy ne legyen tudáshiány.

• Flotta visszavétele: A flottamenedzser biztosítja, hogy a munkavállalónak kiosztott járművek vagy visszavonásra kerüljenek (elérhetőek más munkavállalók számára), vagy a következő sofőr legyen kijelölve. Ez a lépés csak akkor jelenik meg, ha a Flotta alkalmazás telepítve van.

• HR anyagok visszavétele: A vezetőnek be kell szereznie minden dokumentumot és anyagot, amelyet a HR osztály igényel. Ajánlott egyeztetni a HR osztállyal, hogy biztosan minden szükséges dolog teljesítve legyen ehhez a lépéshez.

Offboarding terv módosítása

Az alapértelmezett kiléptetési terv minimális, így módosításokat lehet végezni annak érdekében, hogy bármely vállalat kiléptetési igényeinek megfeleljen. Minden vállalatnak eltérő követelményei vannak, ezért szükséges a szükséges lépések hozzáadása a kiléptetési tervhez.

Ha a kiléptetési terv univerzális, módosítsa vagy adja hozzá az alapértelmezett kiléptetési tervet. Ha a szükséges kiléptetési terv csak egy adott osztályra vonatkozik, akkor új tervet kell létrehozni, kifejezetten az adott osztály számára.

Az alapértelmezett terv módosításához először navigáljon ide: Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan, majd kattintson a Offboarding gombra.

Egy lépés módosításához kattintson a lépésre, és megjelenik egy Open: Activities felugró ablak. Végezze el a kívánt módosításokat a lépésen, majd kattintson a Save gombra a változtatások elfogadásához és a felugró ablak bezárásához.

Új lépés hozzáadásához kattintson a Add a line gombra a felsorolt tevékenységek alján a Activities To Create fülön, és megjelenik egy üres Create Activities felugró ablak. Adja meg az összes információt a felugró ablakban, majd kattintson a Save & Close gombra, ha nincs más lépés hozzáadása, vagy kattintson a Save & New gombra, ha további lépések szükségesek.

Konfigurálja az összes kívánt lépést a kiléptetési tervhez.

Kiléptetési terv létrehozása

Egyes vállalatoknál bizonyos osztályok számára szükség lehet specifikus kiléptetési tervekre. Ezekben az esetekben új, osztályspecifikus kiléptetési tervre lehet szükség.

Új kiléptetési terv létrehozásához először navigáljon ide: Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan. Kattintson a New gombra a bal felső sarokban, és betöltődik egy üres terv űrlap.

Adja meg a következő információkat az űrlapon:

• Terv neve: a terv konkrét neve.

• Modell: Ez a mező meghatározza, hogy hol használható ez a terv. Ebben az esetben a Munkavállalók alkalmazásban. Ez a mező nem módosítható.

• Osztály: ha üresen marad (az alapértelmezett beállítás), a terv minden osztály számára elérhető. Ha az osztály-specifikus tervet szeretné, válasszon egy osztályt a legördülő menü segítségével.

Ezután adja hozzá a terv különböző lépéseit azáltal, hogy a Sor hozzáadása gombra kattint az Létrehozandó tevékenységek fülön felsorolt tevékenységek alján, és megjelenik egy üres Tevékenységek létrehozása felugró ablak.

Adja meg a következő információkat a felugró ablakban:

• Tevékenység típusa: A legördülő menü segítségével válassza ki az ütemezendő konkrét tevékenységet. Az alapértelmezett lehetőségek: Email, Hívás, Találkozó, Teendő, vagy Dokumentum feltöltése. Ha a Sign alkalmazás telepítve van, elérhető egy Aláírás kérése opció.

• Összefoglaló: Adjon meg egy rövid leírást a lépéshez.

• Kiosztás: A legördülő menü segítségével válassza ki a tevékenység végrehajtására kijelölt személyt. Az alapértelmezett lehetőségek: Kérdezze meg indításkor, Alapértelmezett felhasználó, Edző, Vezető, és Munkavállaló. Ha a Fleet alkalmazás telepítve van, elérhető egy Flotta menedzser opció.

  Megjegyzés

  A Kiosztás szerepkör kiválasztása a munkavállalóval kapcsolatos. Ha Edző van kiválasztva, a munkavállaló edzője van kijelölve a tevékenységhez.

  Ha Alapértelmezett felhasználó van kiválasztva, megjelenik egy Kijelölve mező. A legördülő menü segítségével válassza ki azt a felhasználót, aki mindig ehhez a tevékenységhez lesz kijelölve.

• Intervallum: Konfigurálja a mezőket ebben a sorban az aktivitás esedékességi dátumának meghatározásához. Írjon be egy számot az első mezőbe, majd a következő két mező legördülő menüinek használatával állítsa be, mikor kell létrehozni az esedékességi dátumot; (#) nap, hét, vagy hónap, vagy Terv dátuma előtt vagy Terv dátuma után.

Amikor a Tevékenységek létrehozása befejeződött, kattintson a Mentés és bezárás gombra, ha nincs további lépés hozzáadása, vagy kattintson a Mentés és új gombra, ha további lépések hozzáadása szükséges.

Example

Egy cég, amely az iskolán kívüli művészeti programokra specializálódott, két külön offboarding tervvel rendelkezik, egyet a terepen dolgozó tanárok számára, és egyet az irodai dolgozók számára.

A tanárok offboarding terve az Művészeti program tanárai osztály számára van beállítva, és speciális feladatokat tartalmaz, amelyek ezekhez a munkákhoz kapcsolódnak. Ezek közé tartozik annak biztosítása, hogy minden művészeti kellék katalogizálva és visszaadva legyen, minden diák visszajelzési űrlap be legyen adva, és minden belépőkártya és kulcs a különböző helyszínekhez vissza legyen adva.

Offboarding terv indítása

Miután egy alkalmazott felmondott (általában két hét), vagy miután a cég úgy döntött, hogy megszünteti a munkaviszonyt az alkalmazottal, az offboarding tervet el kell indítani. Navigáljon a Alkalmazottak alkalmazás-hoz, és kattintson a távozó alkalmazott profiljára. Kattintson a Terv indítása gombra, és egy üres Terv indítása felugró ablak töltődik be.

A legördülő menü használatával válassza ki a kívánt offboarding tervet a Terv mezőben. Ezután a naptárválasztó használatával állítson be egy dátumot a Terv dátuma mezőben. Ez általában az a nap, amikor az alkalmazott felmondott, de bármely dátum kiválasztható.

A Terv indítása felugró ablak jobb oldala megjeleníti az összes lépést a kiválasztott tervben, csoportosítva az alapján, ami a Kiosztás mezőkben lett kiválasztva a különböző tervlépésekhez.

Miután a Terv és a Terv dátuma mezők be vannak állítva, kattintson a Ütemezés gombra, és az Odoo ütemezi a tervben szereplő összes elemet a megfelelő határidők szerint. Minden ütemezett tevékenység megjelenik az alkalmazotti profil csevegőjében.

Egy alkalmazott archiválása

Az Odoo-ban, amikor egy alkalmazott elhagyja a céget, archiválni kell. Ezt a lépést azután kell elvégezni, hogy az alkalmazott teljesen kilépett. Az alkalmazott archiválásához először navigáljon a Alkalmazottak alkalmazás-hoz. Innen keresse meg a céget elhagyó alkalmazottat, és kattintson az alkalmazotti kártyájára.

Az alkalmazotti űrlap betöltődik, megjelenítve az összes információját. Kattintson a bal felső sarokban található (fogaskerék) ikonra, és megjelenik egy legördülő menü. Kattintson az Archiválás gombra, és megjelenik egy Alkalmazott megszüntetése felugró ablak.

Töltse ki az űrlapon a következő mezőket:

• Távozás oka: Válassza ki az alkalmazott távozásának okát a legördülő menüből. Az alapértelmezett lehetőségek a következők:

  • Elbocsátva: Ezt a lehetőséget válassza, ha az alkalmazottat elbocsátják, és a cég értesítést adott.

  • Felmondott: Ezt a lehetőséget válassza, ha az alkalmazott már nem kíván alkalmazásban maradni, és értesítést adott.

  • Felmondott: Nyugdíjba vonult: Ezt a lehetőséget válassza, ha az alkalmazott nyugdíjba vonul.

  • Szabadúszó lett: Ezt a lehetőséget válassza, ha az alkalmazott már nem dolgozik a cégnél, de szabadúszó munkavállalóvá válik.

  • Közös Megállapodás: Válassza ezt az opciót, ha mindkét fél megállapodott a munkaviszony megszüntetésében.

• Szerződés Lejárati Dátuma: A naptárválasztó segítségével válassza ki az utolsó napot, amikor a munkavállaló a cégnél dolgozik.

• Részletes Indoklás: Írjon be egy rövid leírást a munkavállaló távozásának okáról ebbe a mezőbe.

• Tevékenységek Bezárása: Jelölje be a jelölőnégyzetet minden tevékenységtípus mellett, hogy bezárja vagy törölje az ahhoz kapcsolódó nyitott tevékenységeket. Ajánlott minden alkalmazható jelölőnégyzetet bejelölni. Az elérhető opciók a következők:

  • Értékelések: törli az összes értékelést, amelyet a szerződés lejárati dátuma után ütemeztek.

  • Szerződés: alkalmaz egy lejárati dátumot a jelenlegi szerződésre.

  • Céges Autó: eltávolítja a munkavállalót a jelenlegi céges autó vezetőjeként, és kijelöli a következő vezetőt, ha alkalmazható.

  • Felszerelés: eltávolítja a munkavállalót a hozzárendelt felszerelésekről.

• HR Információk: Jelölje be a Hozzáférési Link Küldése melletti jelölőnégyzetet, hogy letöltési linket küldjön a munkavállaló személyes e-mail címére, amely tartalmazza az összes személyes HR fájlját.

• Privát E-mail: Ez a mező akkor jelenik meg, ha a HR Információk jelölőnégyzet be van jelölve. Ha van privát e-mail cím a munkavállaló profilján, ez a mező automatikusan kitöltődik. Ha nincs privát e-mail cím a nyilvántartásukban, adja meg a munkavállaló privát e-mail címét.

Amikor az űrlap kitöltése befejeződött, kattintson a Alkalmaz gombra. Az alkalmazotti rekord archiválásra kerül, egy e-mail a személyes dokumentumok letöltési linkjével elküldésre kerül az alkalmazott privát e-mail címére (ha kiválasztották), és egy piros Archivált szalag jelenik meg az alkalmazotti űrlap jobb felső sarkában. A csevegőnapló rögzíti a Távozás dátuma és Távozás oka mezőket, valamint ha egy hozzáférési linket e-mailben küldtek el.

Megjegyzés

Amikor megpróbálja elküldeni a HR dokumentumok hozzáférési linkjét, egy Érvénytelen művelet felugró ablak jelenhet meg, amely a következő hibaüzenetet jeleníti meg:

Employee’s related user and private email must be set to use „Send Access Link” function: (Employee Name)

Ha ez a hiba megjelenik, kattintson a Bezárás gombra a felugró ablak bezárásához, majd jelölje be a Hozzáférési link küldése jelölőnégyzetet, hogy törölje a kijelölést a Alkalmazott felmondása felugró ablakban.

Kattintson a Alkalmaz gombra az alkalmazott archiválásához és a kiválasztott tevékenységek lezárásához a Alkalmazott felmondása felugró ablakban, visszatérve az alkalmazotti űrlaphoz.

Miután az alkalmazotti űrlap, győződjön meg róla, hogy a következő mezők ki vannak töltve:

• Személyes információk fül: Győződjön meg róla, hogy egy e-mail cím be van írva az E-mail mezőbe.

• HR beállítások fül: Győződjön meg róla, hogy egy Kapcsolódó felhasználó ki van választva a megfelelő mezőben.

Miután a szükséges információk be vannak írva, küldje újra a HR dokumentumok hozzáférési linkjét

HR dokumentumok hozzáférési link küldése

Ha a hozzáférési linket nem küldték el az Alkalmazott Kilépése űrlap első archiválásakor, akkor az alkalmazott archiválása után bármikor elküldhető.

Miután egy alkalmazottat archiváltak, már nem látható a fő Alkalmazottak alkalmazás irányítópultján. Az archivált alkalmazottak megtekintéséhez navigáljon az Alkalmazottak alkalmazás irányítópultjára, és kattintson a keresősávban található (lefelé mutató nyíl) ikonra, hogy megjelenjen egy legördülő menü. Válassza ki az Szűrők oszlop alján található Archivált lehetőséget, majd kattintson a legördülő ablakon kívülre annak bezárásához.

Most már csak az archivált alkalmazottak jelennek meg az irányítópulton. Kattintson a kívánt alkalmazottra az alkalmazotti űrlap megnyitásához. Ezen az űrlapon kattintson a bal felső sarokban található (fogaskerék) ikonra, majd válassza a HR Dokumentumok Hozzáférési Link Küldése lehetőséget a megjelenő legördülő menüből. A csevegőnapló rögzíti, hogy a linket elküldték.