Számlák nyomon követése¶
A vevőknek fizetési emlékeztető küldhető, ha egy számla fizetése lejárt. Az eYssen ERP segít azonosítani a késedelmes fizetéseket, és a lejárat óta eltelt napok száma alapján emlékeztető szintek segítségével ütemezhető és küldhető a megfelelő emlékeztető. Az emlékeztetők több csatornán is elküldhetők: e-mail, SMS, postai levél, online Fizetés most hivatkozás, valamint ütemezett tevékenységek.
Konfiguráció¶
Emlékeztető szintek¶
Az eszkalációs létra beállításához lépjen a menüpontra. Minden rekord egy szint, amely akkor lép életbe, amikor egy számla a fizetési határidejéhez képest adott számú napos csúszásba kerül. Ha több szint is megfelelne, mindig a legmagasabb olyan szint lép életbe, amelyet a legrégebbi lejárt számla már elért.
Alapértelmezett emlékeztető szintek¶
Az alkalmazás telepítésekor automatikusan létrejön egy azonnal használható, hét szintből álló létra, így az emlékeztetők bármilyen beállítás nélkül átnézhetők és elküldhetők:
Szint |
Lejárat (napok) |
Cél (alapértelmezett csatorna: e-mail) |
|---|---|---|
Ma esedékes |
0 |
Barátságos értesítés arról, hogy az összeg ma esedékes. Lejárt tartozás még nincs. |
Lejárt fizetési határidő |
1 |
A fizetési határidő lejárt, és a fizetés nem érkezett meg. |
Fizetési emlékeztető |
8 |
Emlékeztető arról, hogy a számla továbbra is kiegyenlítetlen. |
Ismételt emlékeztető |
15 |
Ismételt emlékeztető, mivel a számla továbbra is kiegyenlítetlen. |
Sürgető felszólítás |
30 |
Nyomatékosabb felszólítás, amely azonnali fizetésre szólít fel. |
Figyelmeztetés |
45 |
Figyelmeztetés az utolsó lépés előtt. |
Végső / jogi felszólítás |
60 |
Az utolsó lépés a jogi behajtás előtt, Végső / jogi szint megjelöléssel. |
Fontos
Minden alapértelmezett szinten az Automatikus beállítás ki van kapcsolva. Az alkalmazás telepítése ezért önmagában soha nem küld ki semmit: minden emlékeztető csak azután megy ki, hogy valaki átnézte és elküldte. Az automatikus küldés csak akkor indul el, ha egy rendszergazda bekapcsolja az Automatikus beállítást azokon az egyes szinteken, amelyeket felügyelet nélkül szeretne kiküldeni (lásd: Automatikus emlékeztetők).
Javaslat
Az alapértelmezett létra bátran szerkeszthető vagy törölhető — az alkalmazás frissítése nem állítja vissza. Több cég esetén cégenként adjon meg egy-egy létrát.
Egy szint módosításához kattintson a rekordra. Az űrlapnézetben állítsa be a Szint neve mezőt és az emlékeztető küldése előtti Lejárat (napok) értéket, majd válassza ki a csatornákat és beállításokat:
E-mail küldése: az emlékeztető elküldése e-mailben. Az egyes szinteknél megadható egy E-mail sablon; ha üresen hagyja, az alkalmazás alapértelmezett emlékeztető sablonja lesz használva.
SMS küldése: SMS szöveges üzenet küldése a szint SMS sablon mezőjében megadott sablonnal.
Levél küldése (postai): az emlékeztető elküldése postai levélként a Snailmail szolgáltatáson keresztül.
Lejárt számlák csatolása: a vevő lejárt számláinak csatolása az e-mailhez és/vagy levélhez külön PDF fájlként.
Késedelmi kamat megjelenítése: a tájékoztató kamat- és behajtásiköltség-blokk megjelenítése ezen szint emlékeztetőjén (lásd Késedelmi kamat (tájékoztató jellegű)).
Automatikus: a napi ütemezett művelet emberi jóváhagyás nélkül küldheti ezt a szintet (lásd Automatikus emlékeztetők). Kikapcsolva a szint mindig csak emberi ellenőrzés után kerül elküldésre.
Végső / jogi szint: az utolsó, jogi felszólítás szint megjelölése. Ez tájékoztató jellegű, és felhasználható az emlékeztető szövegében.
Megjegyzés
Az SMS-üzenetek vagy postai levelek küldése In-App Purchase (IAP) kreditet igényel. Az e-mail és az online Fizetés most hivatkozás nem.
Az Tevékenység szakaszban engedélyezze a Tevékenység ütemezése opciót, hogy a szint életbe lépésekor automatikusan létrejöjjön egy tevékenység, majd állítsa be a tevékenység típusát, a felelős felhasználót, az összefoglalót és a megjegyzést.
Késedelmi kamat (tájékoztató jellegű)¶
Ha késedelmi kamatot, üzleti vevők esetén pedig fix behajtási költségátalányt szeretne megjeleníteni az emlékeztetőkön, lépjen a menüpontra, és a Vevői számlák szakaszban engedélyezze a Késedelmi kamat feltüntetése az emlékeztetőkön opciót:
Késedelmi kamat feltüntetése az emlékeztetőkön: a blokk bekapcsolása és az éves kamatláb megadása (%-ban).
Behajtási költségátalány (B2B): opcionálisan fix behajtási költségátalány hozzáadása, amely csak céges (üzleti) vevőkre vonatkozik.
A blokk csak azokon a szinteken jelenik meg, amelyeknél a Késedelmi kamat megjelenítése opció engedélyezve van.
Fontos
Ezek az összegek csak tájékoztató jellegűek. Kiszámításra kerülnek és megjelennek az emlékeztetőn tájékoztatásul, de az alkalmazás soha nem hoz létre könyvelési tételt — semmilyen kamat vagy díj nem kerül könyvelésre.
Emlékeztetési folyamat¶
Megjegyzés
A követési folyamat megkezdése előtt egyeztesse az összes banki tranzakciót, hogy elkerülje az emlékeztetők küldését a már kifizetett számlákhoz.
Egy ügyfél követése¶
A vevő emlékeztetési állapotának részletes áttekintéséhez lépjen a menüpontra, nyissa meg a vevő űrlapját, és kattintson a Fizetési emlékeztető fülre. A fül a következőket mutatja:
Emlékeztető állapota: Nincs teendő, Beavatkozást igényel vagy Lejárt számlával rendelkezik.
Következő emlékeztető dátuma: az a korlátozó dátum, amely előtt a vevő nem kap újabb emlékeztetőt; emlékeztető küldése után automatikusan beállításra kerül, és kézzel módosítható.
Emlékeztetőért felelős: az emlékeztetőt kezelő felhasználó.
Összes lejárt tartozás és Összes tartozás: a vevő lejárt, illetve teljes nyitott követelésének összege.
Kattintson az Emlékeztető küldése gombra az ellenőrző ablak megnyitásához, szükség esetén módosítsa a Szint mezőt, majd kattintson a Küldés gombra. Az emlékeztető a vevő teljes lejárt kivonatát tartalmazza.
Megjegyzés
Az emlékeztető küldéséhez a vevő űrlapján szereplő elérhetőségi adatok kerülnek felhasználásra. Ha egy vevőnek nincs használható elérhetősége a választott csatornához, kimarad, és a kihagyás rögzítésre kerül.
A chatter teljes körűen rögzít minden emlékeztetési műveletet.
Emlékeztetők több vevőnek¶
Ha egyszerre több vevővel szeretne intézkedni, lépjen a menüpontra, váltson listanézetre, és jelölje ki az emlékeztetőt igénylő vevőket (a lista szűkítéséhez szűrjön a Lejárt számlával rendelkezik értékre). Ezután kattintson a (Műveletek) menüre, és válassza a Fizetési emlékeztető küldése lehetőséget. Egy ellenőrző ablak vevőnként egy sort listáz a feloldott Szint mezővel; szükség esetén módosítsa, majd kattintson a Küldés gombra. Minden vevő a teljes lejárt kivonatát kapja meg. Azok a vevők, akiknek a lejárt egyenlege nullára vagy negatívra jön ki, automatikusan kimaradnak.
Emlékeztetők a lejárt számlák listájáról¶
Emlékeztetőket a számlalistáról is indíthat. Lépjen a menüpontra, szűrjön a Lejárt értékre, és jelölje ki a felszólítandó számlákat. Ezután kattintson a (Műveletek) menüre, és válassza a Fizetési emlékeztető küldése lehetőséget. A kijelölt számlák vevőnként csoportosítva jelennek meg az ellenőrző ablakban.
Fontos
A vevőszintű belépési pontoktól eltérően a számlalistáról indított emlékeztető szűkített: csak a kijelölt számlákat tartalmazza (tartalom, mellékletek, naplózott rekord és kamat), nem a vevő teljes kivonatát.
Automatikus emlékeztetők¶
Egy napi ütemezett művelet (Fizetési emlékeztető: lejárt tartozású partnerek feldolgozása) automatikusan feldolgozza a lejárt tartozású vevőket. Kialakításánál fogva generálás, majd ellenőrzés elvű: csak azokat a szinteket küldi el, amelyek kifejezetten Automatikus jelölésűek. A nem automatikusra hagyott szinteket a cron soha nem küldi el, és mindig kézi ellenőrzést igényelnek, így egyetlen emlékeztető sem hagyja el a rendszert felügyelet nélkül, hacsak nem engedélyez egy szintet.
Emlékeztető levél¶
Az emlékeztető dokumentum egy egyszerű A4-es PDF levél, amely felsorolja a vevő lejárt számláit, a végösszegeket, az opcionális kamat- és behajtásiköltség-blokkot, az e-mailben pedig egy online Fizetés most hivatkozást a vevői portálra. Ugyanaz a tartalom közös a PDF levél és az emlékeztető e-mail között, így mindkettő mindig ugyanazokat a számokat mutatja a vevőnek.
Emlékeztető napló¶
Minden elküldött emlékeztető — és minden kihagyott vevő — bekerül egy csak hozzáfűzhető naplóba. Az áttekintéséhez lépjen a menüpontra. Minden bejegyzés rögzíti a dátumot, a vevőt, a szintet, a csatornát (e-mail, SMS, levél, portál, tevékenység vagy kihagyva), az érintett számlákat és egy megjegyzést. A naplóbejegyzések nem szerkeszthetők és nem törölhetők.