Számlázási folyamatok¶
Az üzleti tevékenységétől és az alkalmazott szoftvertől függően különböző módok vannak az ügyfél számlák létrehozásának automatizálására az Odoo-ban. Általában a rendszer tervezeteket hoz létre (más dokumentumokból, mint például értékesítési rendelések vagy szerződések származó információkkal), és a könyvelőnek csak a tervezeteket kell érvényesítenie és a számlákat csoportosan elküldenie (postai úton vagy e-mailben).
Az üzleti tevékenységétől függően az alábbi módok egyikét választhatja a számlatervezetek létrehozására:
Értékesítés¶
Értékesítési rendelés ‣ Számla¶
A legtöbb vállalatnál az értékesítők árajánlatokat készítenek, amelyek érvényesítés után értékesítési rendeléssé válnak. Ezután a tervezet számlák az értékesítési rendelés alapján készülnek. Különböző lehetőségek állnak rendelkezésre, mint például:
Számlázás kézzel: használjon egy gombot az értékesítési rendelésen a tervezet számla elindításához
Számlázás szállítás előtt: számlázza a teljes rendelést, mielőtt elindítaná a szállítási rendelést
Számlázás a szállítási rendelés alapján: lásd a következő részt
A szállítás előtti számlázást általában az eCommerce alkalmazás használja, amikor az ügyfél a rendeléskor fizet, és mi később szállítunk. (előre fizetett)
A legtöbb más felhasználási esetben ajánlott a kézi számlázás. Ez lehetővé teszi az értékesítő számára, hogy igény szerint indítsa el a számlát az alábbi lehetőségekkel: számlázza a teljes rendelést, számlázza a százalékot (előleg), számlázza néhány sort, számlázza a fix előleget.
Ez a folyamat jó mind a szolgáltatások, mind a fizikai termékek esetében.
Lásd még
Értékesítési Rendelés ‣ Szállítási Rendelés ‣ Számla¶
A kiskereskedők és az eCommerce általában a szállítási rendelések alapján számláznak, nem pedig az értékesítési rendelés alapján. Ez a megközelítés alkalmas olyan vállalkozások számára, ahol a szállított mennyiségek eltérhetnek a megrendelt mennyiségektől: élelmiszerek (számlázás a tényleges kg alapján).
Így, ha részleges rendelést szállít, csak azt számlázza, amit valóban szállított. Ha utórendeléseket készít (részlegesen szállít, majd a többit később), az ügyfél két számlát kap, egyet-egyet minden szállítási rendeléshez.
eCommerce Rendelés ‣ Számla¶
Egy eCommerce rendelés a rendelés létrehozását is kiváltja, amikor teljesen kifizették. Ha engedélyezi a rendelések csekkel vagy banki átutalással történő fizetését, az Odoo csak egy rendelést hoz létre, és a számla akkor kerül kiállításra, amikor a fizetés megérkezik.
Szerződések¶
Rendszeres Szerződések ‣ Számlák¶
Ha szerződéseket használ, számlát állíthat ki az idő és az anyagfelhasználás, a költségek vagy a fix szolgáltatási/termék sorok alapján. Minden hónapban az értékesítő a szerződés tevékenységei alapján állítja ki a számlát.
A tevékenységek lehetnek:
fix termékek/szolgáltatások, amelyek ehhez a szerződéshez kapcsolódó értékesítési rendelésből származnak
beszerzett anyagok (amelyeket újra számláz)
idő és anyag az idősorok vagy beszerzések alapján (alvállalkozás)
költségek, mint például utazás és szállás, amelyeket újraszámláz az ügyfélnek
Számlázhat a szerződés végén, vagy köztes számlákat is kiállíthat. Ezt a megközelítést olyan szolgáltató cégek használják, amelyek főként idő és anyag alapján számláznak. Azok a szolgáltató cégek, amelyek fix áron számláznak, rendszeres értékesítési rendelést használnak.
Ismétlődő szerződések ‣ Számlák¶
Előfizetések esetén a számla automatikusan, időszakosan kerül kiállításra. A számlázás gyakoriságát és a számlázott szolgáltatásokat/termékeket a szerződés határozza meg.
Lásd még
Egyéb¶
Számla kézi létrehozása¶
A felhasználók manuálisan is létrehozhatnak számlákat szerződések vagy értékesítési rendelések használata nélkül. Ez egy ajánlott megközelítés, ha nincs szükség az értékesítési folyamat (ajánlatok) kezelésére, vagy a termékek vagy szolgáltatások kiszállítására.
Még ha az értékesítési rendelésből generálja is a számlát, előfordulhat, hogy kivételes esetekben manuálisan kell számlákat létrehoznia:
ha visszatérítést kell létrehoznia
Ha kedvezményt kell adnia
ha módosítania kell egy értékesítési rendelésből létrehozott számlát
ha valamit számláznia kell, ami nem kapcsolódik a fő tevékenységéhez
Specifikus modulok¶
Néhány specifikus modul is képes tervezet számlákat generálni:
membership: számlázza tagjait minden évben
repairs: számlázza az értékesítés utáni szolgáltatásait
A számlák újrasorrendje¶
Továbbra is lehetséges a számlák újrasorrendje, de néhány korlátozással:
A funkció nem működik, ha a bejegyzések egy zárolási dátum előttiek.
A funkció nem működik, ha a sorrend nincs összhangban a bejegyzés hónapjával.
Nem működik, ha a sorrend duplikációhoz vezet.
A számla sorrendje változatlan marad.
Ez hasznos azok számára, akik egy másik szoftverből származó számozást használnak, és szeretnék folytatni a jelenlegi évet anélkül, hogy újrakezdenék az elejéről.
Számla digitalizálás optikai karakterfelismeréssel (OCR)¶
Számla digitalizálás az a folyamat, amely során a hagyományos papíralapú számlákat automatikusan kódolják számlaformákká a könyvelésben.
Az Odoo OCR és mesterséges intelligencia technológiákat használ a dokumentumok tartalmának felismerésére. A szállítói számlák és vevői számlaformák automatikusan létrejönnek és kitöltődnek a beolvasott számlák alapján.
Lásd még