Aláírás¶
Odoo Sign lehetővé teszi, hogy dokumentumokat küldjön, írjon alá és hagyjon jóvá online, elektronikus aláírások használatával.
Az elektronikus aláírás egy személy beleegyezését jelzi egy dokumentum tartalmába. Akárcsak a kézzel írt aláírás, az elektronikus aláírás is jogi kötelezettséget jelent a dokumentum feltételei szerint.
A Sign segítségével bármilyen PDF fájlt feltölthet, és mezőket adhat hozzá. Ezek a mezők automatikusan kitölthetők az adatbázisában szereplő felhasználói adatokkal.
Elektronikus aláírások érvényessége¶
A Sign alkalmazáson keresztül aláírt dokumentumok érvényes elektronikus aláírások az Európai Unióban és az Amerikai Egyesült Államokban. Ezek az aláírások a legtöbb országban megfelelnek az elektronikus aláírásokra vonatkozó követelményeknek. Az Odoo által generált elektronikus aláírások jogi érvényessége az Ön országának jogszabályaitól függ. A külföldön üzleti tevékenységet folytató vállalatoknak figyelembe kell venniük más országok elektronikus aláírásokra vonatkozó törvényeit is.
Fontos
Az alábbi információknak nincs jogi értéke; kizárólag általános tájékoztatási célokat szolgálnak. Mivel az elektronikus aláírásokra vonatkozó törvények gyorsan változnak, nem tudjuk garantálni, hogy minden információ naprakész. Javasoljuk, hogy forduljon helyi ügyvédhez jogi tanácsért az elektronikus aláírások megfelelőségével és érvényességével kapcsolatban.
Európai Unió¶
Az eIDAS rendelet meghatározza az elektronikus aláírások keretrendszerét az Európai Unió 27 tagállamában. Három típusú elektronikus aláírást különböztet meg:
Egyszerű elektronikus aláírások
Fejlett elektronikus aláírások
Minősített elektronikus aláírások
Az Odoo az első típust, az egyszerű elektronikus aláírásokat generálja; ezek az aláírások az EU-ban jogilag érvényesek, ahogyan azt az eIDAS rendelet kimondja.
Az elektronikus aláírásokat nem feltétlenül ismerik el automatikusan érvényesnek. Előfordulhat, hogy bizonyítékot kell bemutatnia az aláírás érvényességéről. Míg a Sign alkalmazás egyszerű elektronikus aláírást biztosít, néhány támogató bizonyíték automatikusan összegyűjtésre kerül az aláírási folyamat során, például:
E-mail és SMS érvényesítés (ha engedélyezve van)
Erős személyazonosság igazolás itsme® által (elérhető Belgiumban és Hollandiában)
Időbélyegzett, IP és földrajzilag nyomon követhető hozzáférési naplók a dokumentumokhoz és azokhoz kapcsolódó aláírásokhoz
Dokumentum nyomon követhetősége és megváltoztathatatlansága (bármilyen változtatás, amelyet egy aláírt dokumentumon végeznek, az Odoo kriptográfiai bizonyítékok használatával észleli)
Megjegyzés
Amerikai Egyesült Államok¶
Az ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) az államközi és nemzetközi szinteken, valamint az UETA (Uniform Electronic Transactions Act) az állami szinten biztosítja az elektronikus aláírások jogi keretét. Vegye figyelembe, hogy Illinois és New York nem fogadta el az UETA-t, hanem hasonló törvényeket alkalmaznak.
Összességében, hogy érvényesnek ismerjék el, az elektronikus aláírásoknak öt kritériumnak kell megfelelniük:
A aláírónak egyértelműen ki kell fejeznie a szándékát az aláírásra. Például, ha egérrel rajzol aláírást, az szándékot mutathat. Az aláírónak lehetőséget kell biztosítani arra is, hogy elutasítsa az elektronikus dokumentumot.
Az aláírónak először kifejezetten vagy hallgatólagosan ki kell fejeznie a hozzájárulását az elektronikus üzletvitelhez.
Az aláírást egyértelműen hozzá kell rendelni. Az Odoo-ban a metaadatok, mint például az aláíró IP-címe, hozzáadódnak az aláíráshoz, amely támogató bizonyítékként használható.
Az aláírást a aláírt dokumentumhoz kell társítani, például azzal, hogy nyilvántartást vezetnek arról, hogyan történt az aláírás rögzítése.
Az elektronikusan aláírt dokumentumokat meg kell őrizni és tárolni minden érintett félnek; például az aláírónak biztosítva egy teljesen végrehajtott példányt vagy a lehetőséget, hogy letöltsön egy példányt.
Egyéb országok¶
Dokumentum küldése aláírásra¶
Egyszeri aláírás¶
A vezérlőpultján kattinthat a PDF feltöltése aláírásra lehetőségre egy egyszeri aláíráshoz. Válassza ki a dokumentumát, nyissa meg, és húzza a szükséges mezőket a dokumentumba. A mezőhöz rendelt szerepkört módosíthatja, ha rákattint, és kiválasztja a kívántat.
Ha készen áll, kattintson a Küldés gombra, és töltse ki a szükséges mezőket. Miután elküldte, a dokumentuma elérhető marad. Lépjen a menüpontra, hogy megtekinthesse a dokumentumát és az aláírások állapotát.
Érvényességi dátumok és emlékeztetők¶
Beállíthat érvényességi dátumokat korlátozott időtartamú megállapodás dokumentumokon, vagy küldhet automatikus e-mail emlékeztetőket, hogy időben megszerezze az aláírásokat. A vezérlőpultján kattintson a Küldés gombra a dokumentumán. Az új oldalon lépjen az Opciók szakaszhoz, töltse ki az Érvényes eddig mezőt, kapcsolja be az Emlékeztető kapcsolót, és kattintson az értékre az alapértelmezett napok számának szerkesztéséhez az emlékeztetők között.
Sablonok¶
Dokumentumsablonokat hozhat létre, ha ugyanazt a dokumentumot többször kell elküldenie. A vezérlőpultján kattintson a PDF sablon feltöltése gombra. Válassza ki a dokumentumot, és adja hozzá a szükséges mezőket. Egy mező szerepét módosíthatja, ha rákattint, és kiválasztja a kívántat.
Kattintson a Sablon tulajdonságai gombra, hogy Címkéket adjon a sablonjához, meghatározzon egy Aláírt dokumentum munkaterületet, hozzáadjon Aláírt dokumentum címkéket, beállítson egy Átirányítási linket, amely elérhető lesz az aláírás utáni visszaigazoló üzenetben, vagy meghatározzon Engedélyezett felhasználókat, ha korlátozni szeretné a sablon használatát meghatározott engedélyezett felhasználókra vagy csoportokra.
A sablonjai alapértelmezés szerint láthatóak a vezérlőpultján. Kattinthat a Küldés gombra, hogy gyorsan elküldjön egy dokumentumsablont egy aláírónak, vagy a Aláírás most gombra, ha készen áll azonnal aláírni a dokumentumát.
Javaslat
Létrehozhat sablont egy korábban elküldött dokumentumból. Ehhez lépjen a menüpontra. Azon a dokumentumon, amelyet vissza szeretne állítani, kattintson a függőleges három pontra (⋮), majd a Sablon gombra. Ismét kattintson a függőleges három pontra (⋮), majd a Visszaállítás gombra. A dokumentuma most megjelenik a vezérlőpultján a többi sablonja mellett.
Szerepek¶
Minden mező egy aláírási dokumentumban egy szerephez kapcsolódik, amely egy adott személyhez tartozik. Amikor egy dokumentumot aláírnak, a szerephez rendelt személynek ki kell töltenie a hozzárendelt mezőket és alá kell írnia azt.
A szerepek elérhetők a következő útvonalon: .
Lehetőség van meglévő szerepek frissítésére vagy új szerepek létrehozására a New gombra kattintva. Válasszon egy Role Name-t, adjon hozzá egy Extra Authentication Step-et az aláíró személyazonosságának megerősítésére, és ha a dokumentum átruházható egy másik kapcsolatra, válassza a Change Authorized opciót a szerephez. Egy Color is választható a szerephez. Ez a szín segíthet megérteni, hogy mely szerepek felelősek mely mezőkért, amikor egy sablont konfigurál.
Biztonságos azonosítás¶
Dokumentum tulajdonosaként kérhet egy Extra Authentication Step-et SMS verification vagy Itsme® (elérhető Belgiumban és Hollandiában) útján. Mindkét hitelesítési lehetőség credits-et igényel. Ha nincsenek már kreditek, a hitelesítési lépések kihagyásra kerülnek.
SMS hitelesítés¶
Menjen a következő útvonalra: . Kattintson a Extra Authentication Step oszlopban a szerepre, és válassza a Unique Code Via SMS lehetőséget.
Megjegyzés
Mielőtt SMS szöveges üzeneteket küldhetne, regisztrálnia kell a telefonszámát. Ehhez menjen a következő útvonalra: és kattintson a Buy credits gombra a Authenticate by SMS alatt.
Menjen a dokumentumhoz aláírás céljából, adja hozzá azt a mezőt, amelyhez SMS-ellenőrzés szükséges, például a Signature mezőt, majd kattintson a Send gombra. Az új oldalon válassza ki a customer-t, és kattintson a Send gombra.
A dokumentumot aláíró személy kitölti a Signature mezőt, majd a Sign gombra kattint, és a Validate & Send Completed Document gombra kattint. Megjelenik egy Final Validation oldal, ahol megadhatja telefonszámát. Egyszeri kódokat SMS-ben küldünk.
Megjegyzés
Ez a funkció alapértelmezés szerint engedélyezve van.
Amint a Extra Authentication Step egy szerepkörre vonatkozik, ezt az érvényesítési lépést kérik bármely, ehhez a szerepkörhöz rendelt mező esetén.
Itsme®¶
Az Itsme® hitelesítés lehetővé teszi az aláírók számára, hogy azonosítsák magukat az itsme® használatával. Ez a funkció csak Belgiumban és Hollandiában érhető el.
A funkció a Sign Settings menüben engedélyezhető, és automatikusan alkalmazandó a Customer (identified with itsme®) szerepkörre. Más szerepkörökhöz való engedélyezéshez menjen a . Kattintson a Extra Authentication Step oszlopban a szerepkörre, és válassza a Via itsme® lehetőséget.
Menjen a dokumentumhoz, amelyet alá kell írni, és adja hozzá a Signature mezőt. Váltson bármely szerepkörre, amely a funkció használatára van konfigurálva, majd kattintson a Validate és a Send gombra.
A dokumentum aláírásakor az aláíró kitölti a Aláírás mezőt, majd a Érvényesítés és a kész dokumentum elküldése gombra kattintva folytatja, amely egy Végső ellenőrzés oldalt indít el, ahol itsme® általi hitelesítés szükséges.
Aláíró hash¶
Minden alkalommal, amikor valaki aláír egy dokumentumot, egy hash - az operáció egyedi digitális aláírása - jön létre a nyomon követhetőség, integritás és megváltoztathatatlanság biztosítása érdekében. Ez a folyamat garantálja, hogy bármilyen változtatás, amely az aláírás után történik, könnyen észlelhető, megőrizve a dokumentum hitelességét és biztonságát annak teljes életciklusa alatt.
Egy vizuális biztonsági keret, amely a hash kezdetét mutatja, hozzáadódik az aláírásokhoz. A belső felhasználók elrejthetik vagy megjeleníthetik ezt a Keret opció be- vagy kikapcsolásával a dokumentum aláírásakor.
Aláírási sorrend¶
Amikor egy dokumentumot különböző feleknek kell aláírniuk, az aláírási sorrend lehetővé teszi, hogy szabályozza, milyen sorrendben kapják meg a címzettek aláírásra.
Miután feltöltött egy PDF-et legalább két aláírási mezővel, amelyek két különböző szerepkörhöz tartoznak, és rákattintott a Küldés gombra, kapcsolja be a Aláírási sorrend megadása kapcsolót, és keresse meg az aláíró nevét vagy e-mail címét, hogy hozzáadja őket. Az aláírási sorrendet az első oszlopban a 1 vagy 2 beírásával határozhatja meg.
Minden címzett csak akkor kapja meg az aláírási kérés értesítését, ha az előző címzett már befejezte a tevékenységét.
Mezőtípusok¶
A mezők a dokumentumban azt jelzik, hogy milyen információkat kell kitölteniük az aláíróknak. Mezőket egyszerűen hozzáadhat a dokumentumához, ha azokat a bal oldali oszlopból áthúzza a dokumentumba.
Különböző mezőtípusok használhatók dokumentumok aláírására (helykitöltő, automatikus kitöltés stb.). Saját mezőtípusok, más néven aláírási elemtípusok konfigurálásával az aláírási folyamat még gyorsabbá válhat ügyfelei, partnerei és alkalmazottai számára.
Mezőtípusok létrehozásához és szerkesztéséhez lépjen a menüpontra.
Kiválaszthat egy meglévő mezőt, ha rákattint, vagy Létrehoz egy újat. Először szerkessze a Mező nevét. Ezután válasszon egy Mezőtípust:
Aláírás: a felhasználókat arra kérik, hogy adják meg aláírásukat, akár rajzolással, akár automatikus generálással a nevük alapján, vagy egy helyi fájl (általában kép) feltöltésével. Minden következő Aláírás mezőtípus újra felhasználja az első mezőben megadott adatokat.
A Kezdőbetűk: a felhasználókat arra kérik, hogy adják meg a kezdőbetűiket, hasonlóan a Aláírás mezőhöz.
Szöveg: a felhasználók egy sorban adnak meg szöveget.
Többsoros szöveg: a felhasználók több sorban adnak meg szöveget.
Jelölőnégyzet: a felhasználók bejelölhetnek egy négyzetet (pl. jóváhagyás vagy beleegyezés jelölésére).
Kiválasztás: a felhasználók egyetlen lehetőséget választanak a különböző lehetőségek közül.
A Automatikus kitöltés partner mező beállítás arra szolgál, hogy automatikusan kitöltsön egy mezőt az aláírási folyamat során. Ehhez a dokumentumot aláíró személy kapcsolati (res.partner) modelljének egyik mezőjének értékét használja. Ehhez adja meg a kapcsolati modell mezőjének technikai nevét.
Javaslat
Egy mező technikai nevének megismeréséhez engedélyezze a fejlesztői módot, és vigye az egérmutatót a mező melletti kérdőjelre.
Megjegyzés
Az automatikusan kitöltött értékek javaslatok, és a dokumentumot aláíró személy szükség szerint módosíthatja őket.
A mezők mérete is megváltoztatható a Alapértelmezett szélesség és Alapértelmezett magasság szerkesztésével. Mindkét méret a teljes oldal százalékában van meghatározva, tizedesjegyként kifejezve, ahol az 1 a teljes oldal szélességének vagy magasságának felel meg. Alapértelmezés szerint az új mezők szélessége, amelyeket létrehoz, a teljes oldal szélességének 15%-ára (0,150) van beállítva, míg a magasságuk a teljes oldal magasságának 1,5%-ára (0,015) van beállítva.
Next, write a Tip. Tips are displayed inside arrows on the left-hand side of the user’s screen during the signing process to help them understand what the step entails (e.g., „Sign here” or “Fill in your birthdate”). You can also use a Placeholder text to be displayed inside the field before it is completed.
