Értékelés lebonyolítása¶

Ez az oldal egyetlen értékelés útját követi végig a létrehozásától a lezárásáig, mindkét oldalról: az értékelőéről és a munkavállalóéról.

Az értékelők a saját értékeléseiket a Teljesítmény ‣ Értékelések ‣ Csapatom menüpontban érik el; a munkavállalók a sajátjukat a Teljesítmény ‣ Értékelések ‣ Értékeléseim menüpontban; a HR mindent lát a Teljesítmény ‣ Értékelések ‣ Minden értékelés menüpontban.

Az életciklus¶

Állapot	Kinek kell lépnie	Mi kell a továbblépéshez
Piszkozat	Az értékelő vagy a HR	Az értékelés létrejött, de még nem él. Senkitől nem kértek még semmit.
Önértékelés	A munkavállaló	Meg kell válaszolni a munkavállalóhoz címzett összes kötelező kérdést, majd be kell küldeni.
Vezetői értékelés	Az értékelő	Meg kell válaszolni a vezetőhöz címzett összes kötelező kérdést, be kell állítani a javasolt minősítést, majd be kell küldeni.
Közölt	A munkavállaló	Az értékelést közzétették. A munkavállaló elolvassa, és lezárja a tudomásulvétellel: vagy elfogadja, vagy írásban észrevételt tesz.
Kész	—	Lezárva és zárolva. A megőrzési határidő rögzítésre kerül.
Törölve	HR	Az értékelés nem valósul meg. A hozzá tartozó teendők lezárulnak, a találkozó pedig törlődik.

Minden lépés egy gomb az értékelésen, nem pedig egy szerkeszthető mező. Az értékelés állapota nem változtatható meg felülírással, kanban-kártya áthúzásával vagy fájl importálásával — kizárólag a gombokkal, amelyek ellenőrzik, hogy a megnyomójuk jogosult-e rá, és hogy az adott lépés munkája valóban elkészült-e.

Mit tartalmaz az értékelés¶

Lap	Mi található rajta	Ki látja
Korábbi terv	Amiben legutóbb megállapodtak, és mi lett belőle. Elsőként jelenik meg, ha van korábbi értékelés.	Mindenki
Kérdőív	Ennek az értékelésnek a válaszai, arra szűrve, amit az olvasó megtekinthet.	Mindenki
Célkitűzések	Azok a célkitűzések, amelyek az időszakhoz tartoztak.	Mindenki
Tényadatok	Ami az időszak során ténylegesen rögzítésre került a munkavállalóról.	Mindenki
Fejlesztési terv	Amiben a következő alkalomra megállapodtak, az áthozott intézkedésekkel együtt.	Mindenki
Résztvevők	Kinek kell választ adnia, és ki hol tart.	Értékelő, HR
Feljegyzések	Az értékelő saját munkafeljegyzései.	A szerzőjük, valamint a HR vészhelyzeti hozzáféréssel
Minősítés	A bizalmas értékelés: javaslat, végleges minősítés, kalibráció, pontszámok.	Értékelő, HR
Tudomásulvétel	A tudomásulvétel állapota, az időbélyegek és a munkavállaló saját észrevétele.	Mindenki

Fölöttük okosgombok sora található: a Válaszaim a kérdőívnek azt a részét nyitja meg, amelyet személyesen Önnek kell kitöltenie, a Célkitűzések a munkavállaló célkitűzéseit, a Fejlesztési intézkedések a tervet, a Találkozó az értékelő beszélgetést, ha már összehívták, az Értékelési előzmények pedig a munkavállaló többi értékelését.

Az értékelés megnyitása¶

Kattintson az Értékelés megnyitása gombra. Ettől a pillanattól válik az értékelés valóságossá, és sok minden rögzül:

az értékelők pillanatképként rögzülnek a munkavállaló vezetői láncából, a részleggel és a munkakörrel együtt. Ha a munkavállaló márciusban másik részlegbe kerül, a februárban megnyitott értékelés továbbra is azt mutatja, hol dolgozott és ki értékelte;
rögzül a kérdőívverzió és az értékelési skála, így a jövő héten kiadott új verzió nem írja felül a már folyamatban lévő értékelést;
bekerülnek az időszak célkitűzései — azok, amelyek dátumai átfedik az értékelési időszakot;
létrejönnek a kérdések, amelyeket az egyes személyeknek meg kell válaszolniuk;
minden résztvevő saját rekordjára egy-egy teendő kerül — soha nem az értékelésre, hogy a munkavállaló ne láthassa, kit kérdeztek még meg;
a korábbi értékelés befejezetlen fejlesztési intézkedései átmásolódnak, áthozottként megjelölve;
kimegy a megnyitási e-mail.

A megnyitást a rendszer elutasítja — üzenetben megnevezve az okot —, ha a munkavállalónak nincs vezetője, ha nem határozható meg kérdőív, ha a megtalált kérdőívet még nem adták ki, vagy ha nem határozható meg értékelési skála.

Javaslat

Egy ciklus indítása után piszkozatok listája áll rendelkezésre. Jelölje ki mindet a listanézetben, és kattintson az Az értékelések megnyitása gombra. Amit nem sikerült megnyitni, arról munkavállalónév és ok szerinti jelentés készül, a többit pedig a rendszer megnyitja.

Az önértékelés¶

A munkavállaló e-mailt és teendőt kap. Az értékelésén a Saját rész kitöltése gombra (vagy a Válaszaim okosgombra) kattint, és megválaszolja a hozzá címzett kérdéseket. A válaszok beírásukkor mentődnek; addig semmi nem kerül beküldésre, amíg ezt kifejezetten nem kéri.

Amikor elkészült, az Önértékelésem beküldése gombra kattint. Ha egy kötelező kérdés még megválaszolatlan, a rendszer elutasítja a beküldést, és megnevezi a hiányzó kérdéseket.

A beküldés befagyasztja ezeket a válaszokat. Ettől kezdve a munkavállaló elolvashatja, de már nem módosíthatja őket; beküldött választ csak HR-ügyintéző javíthat, és rögzül, hogy megtette.

Megjegyzés

Az értékelésen az Önértékelés készültsége mutatja, hogy a kötelező rész mekkora hányada van megválaszolva, így az értékelő anélkül láthatja, érdemes-e sürgetnie, hogy bármit elolvasna.

A vezetői értékelés¶

Az értékelő ugyanígy válaszolja meg a saját részét, és emellett beállítja a javasolt minősítést a Minősítés lapon, a bizalmas értékelésen. A Vezetői értékelés beküldése enélkül elutasításra kerül: a minősítés nélküli értékelés olyan vélemény, amelyet soha nem vállaltak fel.

Alapos felkészülés¶

Négy dolog azért van az űrlapon, hogy az értékelés tényekről szóljon, ne pedig az elmúlt három hétről:

Az időszak célkitűzései, mögöttük minden dátumozott előrehaladás-rögzítéssel.
A korábbi terv az első lapon: amiben legutóbb megállapodtak, és mi lett belőle.
Az értékelő munkafeljegyzései a Feljegyzések lapon — amit márciusban leírt, akkor, amikor történt. A feljegyzés a szerzőjéhez tartozik; másik értékelő nem látja. Mielőtt erre építene, olvassa el a Bizalmas kezelés oldalt arról, hogy mi a feljegyzés, és mi nem.
A tényadatok panel. A Tényadatok lapon az Az időszak tényadatainak megjelenítése összegyűjti, amit erről a munkavállalóról az Ettől és az Eddig dátum között ténylegesen rögzítettek azok a modulok, amelyek ilyet tárolnak — jelenleg a célkitűzéseihez tartozó előrehaladás-rögzítéseket. Minden tétel az Ön saját hozzáférési jogaival oldódik fel, így a panel soha nem mutathat az értékelőnek olyasmit, aminek olvasására ne lett volna már eddig is jogosult, és a saját értékelését néző munkavállalónak rövidebb listát mutat, mint a vezetőjének.

Fontos

A kalibráció a bizalmas értékelésen történik, nem az értékelésen. Ha a végleges minősítés eltér attól, amelyet az értékelő javasolt, mindkettő megőrződik, és írásos indokolás szükséges. Sem a javaslat, sem az indokolás nem kerül soha a munkavállaló elé. Lásd: Bizalmas kezelés.

Az értékelő beszélgetés¶

Az egésznek a beszélgetés a lényege; a nyilvántartás csak a lecsapódása. Az Az értékelő beszélgetés összehívása gomb az értékeléshez kapcsolt naptáreseményt hoz létre, és kitölti az Értékelő beszélgetés mezőt, ezután a Találkozó okosgomb nyitja meg. A találkozó az értékeléshez tartozik: ha az értékelést visszavonják, a találkozó is törlődik vele együtt.

A beszélgetést a közlés köré időzítse, ne utána tartsa. Az a munkavállaló, aki úgy olvassa el a minősítését egy rendszerben, hogy előtte senki nem beszélt vele róla, a találkozó kezdetére már kialakította a véleményét az egész folyamatról.

Tudomásulvétel: elfogadás vagy észrevétel¶

A tudomásulvétel nem azt jelenti, hogy a munkavállaló egyetért az értékeléssel. Annak a nyilvántartása, hogy megmutatták neki, és hely arra, hogy leírja, mit gondol róla. Mindkét kimenet ugyanúgy lezárja az értékelést.

A Tudomásul veszem az értékelést rögzíti, hogy a munkavállaló elolvasta és elfogadta.
A Nem értek egyet ezzel az értékeléssel egy rövid űrlapot nyit meg, amely a munkavállaló saját szavait kéri, és az üreset nem rögzíti. A szavak nélkül rögzített ellenvélemény később semmit sem érne a munkavállalónak — pedig pontosan akkor számítana. A Saját észrevételem mezőbe írja le, mivel nem ért egyet, majd kattintson az Észrevételem rögzítése gombra.

Mindkét esetben zárolódik az értékelés, időbélyeget kap a pillanat, és a munkavállaló saját szavai az értékelésen tárolódnak, megjelennek a Tudomásulvétel lapon, és rákerülnek az értékelési csomag minden példányára, az értékelőére és a HR-ére is.

Fontos

Csak az értékelt munkavállaló veheti tudomásul az értékelést, és csak ezzel a két művelettel. Nincs olyan mező, amelybe egy vezető vagy egy ügyintéző beírhatná, hogy a munkavállaló valamit tudomásul vett.

Ha egy munkavállaló késlekedik, az értékelő újra megkérheti: a tudomásulvételi emlékeztető e-mail úgy jut el a munkavállalóhoz, hogy semmi újat nem fed fel, hiszen az értékelést már közölték vele.

Az értékelés lezárása¶

Az Értékelés lezárása fejezi be az értékelést. A rendszer elutasítja, ha az értékelést még nem közölték, és — ha a ciklus megköveteli a tudomásulvételt — ha a munkavállaló még nem vette tudomásul. Végleges minősítés kötelező.

A lezárás beírja a munkavállaló utolsó értékelését, és ha az automatikus tervezés be van kapcsolva, a következő értékelésének dátumát; lezárja a nyitott teendőket; lefuttatja az opcionális modulok visszaírásait (például a kompetenciaszintekét); rögzíti a megőrzési határidőt; és zárolja az értékelést.

A fejlesztési terv¶

Valójában a fejlesztési tervért van az egész értékelés, és ez az a rész, amelyet arra terveztek, hogy túlélje az őt létrehozó értékelést.

A Fejlesztési terv lapon intézkedésenként egy sort vegyen fel: Név, Típus (Képzés, Mentorálás, Coaching, Kihívást jelentő feladat, Munkakörrotáció, Tanúsítvány, Olvasmány, Egyéb), Felelős, Határidő, opcionálisan Költség, valamint hivatkozás egy Célkitűzés rekordra. Az Amiben megállapodtunk alatt írja le, mi fog történni, és mi számít jó eredménynek.

Ahogy az intézkedés halad, tartsa naprakészen az Állapot mezőt, és töltse ki a Mi lett belőle mezőt.

Áthozatal¶

Amikor ugyanannak a munkavállalónak a következő értékelését megnyitják, minden még Tervezett vagy Folyamatban állapotú intézkedés átmásolódik rá, áthozottként megjelölve, az addig rögzített eredménnyel együtt. A következő értékelés első lapja ezért a Korábbi terv: amiben megállapodtunk, és mi történt.

Ez az a mechanizmus, amely megakadályozza, hogy a fejlesztési terv évente egyszer tett, majd soha többé elő nem kerülő ígéret legyen. A kétszer áthozott intézkedésen ez látszik is, és erről érdemes beszélgetni.

Az értékelés nyomtatása¶

A Nyomtatás állítja elő az értékelési csomagot: a munkavállaló, a munkakör, a részleg, a ciklus és az időszak; a kérdőív a válaszokkal; a közölt minősítés; a fejlesztési terv; a tudomásulvételi blokk a munkavállaló saját észrevételével; és a láblécben a megőrzési határidő.

Ugyanaz a sablon szolgál ki mindenkit. A munkavállaló példánya kevesebbet tartalmaz, mint az értékelőé, mert a dokumentum csak azt jeleníti meg, amit az olvasója megtekinthet — a minősítési blokk például csak értékelőnél vagy ügyintézőnél jelenik meg. Nincs külön „munkavállalói változat”, amelyet valaki elfelejthetne szinkronban tartani.

Lezárt értékelés javítása¶

A tudomásul vett értékelés zárolva van. Ez a zárolás valódi: a rendszer a felületen keresztül, importálással és a mögötte lévő válaszokon is elutasítja a módosítást.

A HR-ügyintéző a Zárolás feloldása vagy az Újranyitás gombbal oldhatja fel, és mindkettő előbb Indokolás megadását kéri, mielőtt bármit tenne. Az indokolás az ügyintéző nevével együtt a bizalmas naplóba kerül.

A Zárolás feloldása lezárt állapotban hagyja az értékelést, de újra írhatóvá teszi a javításhoz.
Az Újranyitás a lezárt értékelést visszahelyezi közölt állapotba, ahol a rendszer ismét kéri a munkavállaló tudomásulvételét — ez a tisztességes választás, valahányszor a javítás olyasmit módosít, amit a munkavállalóval már közöltek.

A zárolás feloldását a rendszer elutasítja, ha az értékelés elérte a megőrzési határidejét.

Visszavonás¶

A Visszavonás olyan értékeléshez való, amely nem fog megvalósulni. Lezárja a nyitott teendőket, és törli az értékelő beszélgetést. Az ügyintéző a visszavont értékelést visszaállíthatja piszkozattá. A már elindult értékelés nem törölhető — helyette vonja vissza, hogy megmaradjon a nyoma annak, mit terveztek és ejtettek el.

Lásd még

Bizalmas kezelés — ki mit lát a fenti lépések mindegyikében
Célkitűzések — a célkitűzések és az előrehaladás-rögzítések, amelyeket az értékelés beolvas
Többirányú (360 fokos) értékelések — munkatársi, közvetlen beosztotti és külső visszajelzés hozzáadása ehhez a folyamathoz
Kompetenciák — a kompetencialap és a lezáráskor lefutó visszaírás