Bizalmas kezelés¶

A teljesítményértékelés egy emberről alkotott véleményt tartalmaz, leírva és évekig megőrizve. Az, hogy ki melyik részét olvashatja, nem utólag beállítandó ízlés kérdése: ez az első, amit jól kell eltalálni, és ez az oka annak, hogy az alkalmazás több része éppen úgy épül fel, ahogyan.

Ez az oldal annak szól, akinek egy üzemi tanácsi ülésen vagy egy adatvédelmi hatóság előtt meg kell válaszolnia a kérdést: „ki láthatja ezt?”.

Ki mit láthat¶

Mi	Alkalmazott	Az értékelője	HR ügyintéző
Maga az értékelés: időszak, dátumok, státusz, ki értékeli	Olvasás	Olvasás és írás	Minden
A saját válaszai a kérdőívre	Olvasás és írás	Nincs	Minden
Az értékelő válaszai, miután az értékelést közölték	Csak a közölt kérdések	Olvasás és írás	Minden
Többirányú értékelési körben anonim módon adott válaszok	Nincs	Nincs	Csak összesítve
A minősítés, a kalibrációs döntés és a pontszámok	Csak a közzétett minősítés	Csak a saját értékelései	Minden
Az értékelő saját munkajegyzetei	Nincs	Csak a sajátjai	Vészhelyzeti hozzáféréssel, naplózva
Kit kértek fel visszajelzésre (az értékelői kör)	Nincs	Csak a nevesített értékelők	Minden
A fejlesztési terv	Olvasás	Olvasás és írás	Minden
A tudomásulvételkor írt saját észrevétele	Olvasás és írás, egyszer	Olvasás	Olvasás

Két sor többet érdemel egy táblázatcellánál.

A bizalmas értékelés¶

A minősítés, az értékelő javaslata, a kalibrációs döntés, az összesített pontszámok, a potenciál- és távozási kockázati bejegyzések, valamint az utódlási feljegyzés nem az értékelésen található. Külön rekordon élnek, amely az értékelés űrlapjának Minősítés lapjáról érhető el, és amelynek saját hozzáférési szabályai vannak — és e szabályok egyike sem illeszkedik soha az értékelt munkavállalóra.

Ez a különbségtétel többet számít, mint amennyinek látszik. Ha a minősítés az értékelés rejtett mezője volna, a bizalmassága egy képernyő-beállításon múlna, és egy export, egy szűrő, egy csoportosítás vagy egy kimutatás akkor is elérhetné. Mivel külön rekord, a saját értékelését néző munkavállalónak a mező egyáltalán nem áll rendelkezésére: sem a felületen, sem exportban, sem csoportosításban.

Fontos

A munkavállaló pontosan egyszer lát minősítést: a közzétett minősítést azon az értékelésen, amelyet közöltek vele, és csak azután, hogy valaki döntött a közlésről. Az értékelő eredeti javaslatát és a módosítás indokát soha nem látja.

Megjegyzés

Az eredeti javaslat és a végleges minősítés egymás mellett, tartósan megőrződik. A rendszer elutasítja azt a kalibrációt, amely a minősítést eltéríti a javaslattól, hacsak az eltérítő le nem írja, hogy miért. Ez naplózott nyomvonal, nem formalitás: ettől lesz egy minősítés egy évvel később is megmagyarázható.

Mi kerül be az értékelés naplójába¶

Az értékelés üzenetnaplóját — a chattert — olyan dokumentumként kezeljük, amelyet a munkavállaló elolvas, mert megteheti. Minden bizalmas bejegyzés (a minősítés beállítása, egy kalibráció, a közzétételi döntés, egy zárolásfeloldás és annak indoka, egy kompetencia visszaírása a munkavállaló készségei közé) helyette a bizalmas értékelésen kerül naplózásra, ahová a munkavállalónak nincs hozzáférése.

Ugyanez a gondolatmenet vonatkozik a teendőkre is. Az ütemezett tevékenységet bárki elolvashatja, aki elolvashatja azt a dokumentumot, amelyhez tartozik, ezért értékelési tevékenység soha nem kerül magára az értékelésre: mindenkit a saját részvételi rekordján sürgetünk azzal, amivel tartozik. A munkavállaló így nem tudja a saját értékelésének teendőlistájából kiolvasni, kitől kértek még visszajelzést.

Mit lát mindig a munkavállaló¶

Bármi legyen is beállítva, a munkavállaló a saját értékelésénél kérés nélkül eléri a következőket:

magát az értékelési rekordot — az időszakot, a kérdőívet, a határidőt, a státuszt és azt, hogy ki az értékelője;
minden kérdést, amelyet feltettek neki, és minden választ, amelyet adott;
miután az értékelést közölték vele: az értékelő válaszait azokra a kérdésekre, amelyek a kérdőíven Közölve a munkavállalóval jelölést kaptak, valamint a közzétett minősítést;
a vele egyeztetett fejlesztési tervet, beleértve az előző értékelésből áthozott intézkedéseket és azt, hogy mi lett belőlük;
a kinyomtatott értékelési csomagot — ugyanazt a dokumentumot, ugyanabból a sablonból előállítva, bárki is nyomtatja;
a tudomásulvételkor tett saját észrevételét, a saját szavaival.

És szándékosan semmi mást: sem az értékelői kört, sem másik munkavállaló értékelését, sem az értékelő munkajegyzeteit, sem a kalibrációt, sem egy anonim kör egyedi válaszát.

Érintetti hozzáférési kérelem megválaszolása¶

Nincs érintetti hozzáférési kérelem feliratú gomb, és nincs is rá szükség: a munkavállaló a saját aktájának olvasható részét már a kezében tartja, a bizalmas rész pedig rövid, jól meghatározott lista, amelyet az ügyintéző kézzel is összeállíthat.

Kérje meg a munkavállalót, hogy a Teljesítmény ‣ Értékelések ‣ Értékeléseim menüpontból, a Nyomtatás gombbal nyomtassa ki a saját értékeléseit. Ez az értékelési csomag: a kérdőív a válaszokkal, a közzétett minősítés, a fejlesztési terv és a tudomásulvétel, a láblécben feltüntetett megőrzési dátummal.
Ügyintézőként egészítse ki azzal, amit a csomag nem tartalmaz, ha a kérelem kiterjed rá: az értékelő által javasolt minősítéssel és a kalibráció indokával a bizalmas értékelésről; a pontszámokkal; továbbá a potenciál-, a távozási kockázati és az utódlási bejegyzésekkel, ha használták őket.
Egészítse ki az értékelőnek az adott munkavállalóról vezetett munkajegyzeteivel, ha vannak ilyenek.

Figyelem

Az értékelő munkajegyzete nem titok az érintett munkavállaló elől. Nem közöljük rutinszerűen, ami más kérdés. Aki jegyzetet ír, írja azt annak tudatában, hogy egy érintetti hozzáférési kérelem, egy munkaügyi jogvita vagy egy bíróság napvilágra hozhatja. Az alkalmazás nem tesz úgy, mintha ez másképp volna, és a HR-szabályzat se tegyen úgy.

Az az ügyintéző, akinek egy másik értékelő jegyzeteit kell elolvasnia, ezt vészhelyzeti hozzáféréssel teszi, amely az értékelés bizalmas naplójában rögzíti, hogy megtette. Akkor használja, ha oka van rá, és számítson arra, hogy a tény utólag látható marad.

Megőrzés és tisztítás¶

Az értékelés lezárásakor megőrzési dátumot kap: a lezárás napja plusz a ciklusának megőrzési ideje, vagy a vállalaté, ha a ciklus nem ad meg ilyet. Az alapérték 36 hónap, a munkajogi igények magyar elévülési ideje; állítsa arra az értékre, amit a saját jogi tanácsadója mond.

A megőrzési dátum javaslat. Azon a napon semmi nem történik. Ütemezett feladat soha, semmit nem töröl.

Tisztítás futtatása¶

Először nézze meg, mi esedékes, itt: Teljesítmény ‣ Konfiguráció ‣ Megőrzési időn túli értékelések.
Nyissa meg a Teljesítmény ‣ Konfiguráció ‣ Megőrzés és tisztítás menüpontot, válassza ki a Vállalatok és a Megőrzési idő letelte eddig értékét, majd kattintson a Próbafuttatás gombra.
Olvassa el, mit jelent a próbafuttatás a Próbafuttatás lapon: vállalatonként hány értékelés kerülne anonimizálásra, hányat utasít el a rendszer jogi zárolás miatt, valamint melyik az érintett legrégebbi és legújabb megőrzési dátum. Az Érintett értékelések és az Elutasítva, jogi zárolás alatt lap név szerint felsorolja őket. Ezen a ponton még semmihez nem nyúlt hozzá a rendszer.
Ha rendben találja, kattintson az A felsorolt értékelések anonimizálása gombra, és erősítse meg.

Fontos

A tisztítás anonimizál, nem töröl. Minden értékelés megtartja a sorát, a dátumait, a közzétett minősítést és a tudomásulvételt, és archiválásra kerül. Ami eltűnik, az a szabad szöveg és az értékelők személye: a munkavállaló saját észrevétele, minden válasz szövege és megjegyzése, minden munkajegyzet törzse, valamint a munkavállalón kívül minden értékelő személye. Ha a többirányú visszajelzés csomag telepítve van, velük megy a külső értékelők neve és címe, az, hogy ki jelölte és ki hagyta jóvá az egyes értékelőket, valamint minden visszajelzési hivatkozás ujjlenyomata is.

Ez nem visszafordítható.

Egy futtatás legfeljebb 500 értékelést érint. Ha ennél több esedékes, az eredmény jelzi, és újra le kell futtatni.

Megjegyzés

Egy értékelés csak akkor kerül anonimizálásra, ha valóban túl van a megőrzési dátumán. Ha egy értékelést a próbafuttatás és a végrehajtás között újranyitottak, vagy megváltozott a megőrzési dátuma, a rendszer elutasítja, és név szerint felsorolja az eredményben, ahelyett hogy elavult információ alapján tisztítaná meg.

Jogi zárolás¶

Az ügyintéző bejelölheti a Jogi zárolás mezőt az értékelés űrlapjának Megőrzés csoportjában. A jogi zárolás alatt álló értékelést:

a tisztítás elutasítja, bármit mond is a megőrzési dátuma, és név szerint megjelenik az eredményben, hogy látható legyen: elutasításra került, nem pedig kimaradt;
egyáltalán nem lehet törölni.

Abban a pillanatban alkalmazza, amint egy jogvita, egy ellenőrzés vagy egy igény előreláthatóvá válik, és vegye le, amikor az ügy lezárult. Ez az egyetlen kapcsoló, amely felülírja a megőrzési ütemezést.

Mi ellen nem véd meg¶

A határ világos kimondása része annak, hogy a határon belüliekben meg lehessen bízni.

Az ügyintéző mindent lát a saját vállalatainál. A hozzáférési szint pontosan ezt jelenti. Annyi embernek adja meg, amennyinek a munka feltétlenül megkívánja, és időnként tekintse át a jogosultak listáját.
Az adatbázis-adminisztrátor mindent lát. Semmilyen alkalmazásszintű szabály nem korlátozza azt, akinek szerver- vagy adatbázis-hozzáférése van.
A kinyomtatott csomag elhagyja a rendszert. Ha egy értékelést kinyomtattak vagy exportáltak, a megőrzés és a jogi zárolás arra a példányra már nem terjed ki.
Az anonimitás küszöbérték, nem kriptográfiai garancia. Megakadályozza, hogy egy kis csoport tagjait darabszámokból és átlagokból azonosítsák. Azt nem akadályozza meg, hogy valakit az összesített megjegyzésben az írásstílusáról felismerjenek — lásd: Többirányú (360 fokos) értékelések.
A jegyzetek bizalmasak, de nem élveznek jogi védettséget. Lásd a fenti figyelmeztetést.

Lásd még

Többirányú (360 fokos) értékelések — hogyan működik az anonimitási küszöb, és mit tagad meg
Értékelés lebonyolítása — tudomásulvétel, zárolásfeloldás, és hogy melyik mit rögzít
Hozzáférési jogok — az Odoo hozzáférési jogosultságok, amelyekre a fenti szabályok mind épülnek