Recepció

Az Odoo Recepció alkalmazás lehetőséget biztosít a látogatók számára, hogy bejelentkezzenek egy épületbe vagy helyszínre, és értesítsék a találkozójukra váró személyt az érkezésükről. Továbbá kérhetnek előre beállított italt, amelyet a várakozás alatt kiszolgálnak nekik.

Ez az alkalmazás ideális olyan vállalkozások számára, ahol nincs valaki a recepciós pultnál, vagy olyan helyszínekre, ahol nincs kijelölt várakozóterület a vendégek és látogatók számára.

Konfiguráció

Az első elem, amelyet a Frontdesk alkalmazásban konfigurálni kell, az az állomás, ezt követik az esetlegesen felkínált italválasztékok.

Állomások

Az Odoo Frontdesk alkalmazásában egy Állomás bármely olyan helyszínként értelmezhető, ahol valaki bejelentkezhet és várakozhat egy alkalmazottra. Ez általában valamilyen váróterem, például előcsarnok. Minden állomás rendelkezik egy kioszkkal, ahol a látogatók bejelentkeznek.

A Frontdesk alkalmazás beállításakor legalább egy állomást kötelező konfigurálni, de nincs korlátozva, hogy hány állomást lehet létrehozni és konfigurálni.

Állomás létrehozásához navigáljon ide: Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations, majd kattintson a Új gombra. Kattintáskor egy üres frontdesk űrlap jelenik meg.

Adja meg a következő információkat az űrlapon:

  • Frontdesk név: adjon meg egy nevet a konkrét frontdesk helyszínhez. Ennek rövidnek és azonosíthatónak kell lennie, például Recepció vagy Fő előcsarnok. Ez a mező kötelező az állomás létrehozásához.

  • Felelősök: válassza ki azt a személyt (vagy személyeket), akiket értesítenek, amikor egy látogató bejelentkezik ezen a konkrét frontdesken. Több választás is megadható. Ez a mező kötelező az állomás létrehozásához.

  • Kioszk URL: ez a mező automatikusan kitöltődik, miután a frontdesk űrlap elmentésre kerül, legalább a Frontdesk név és Felelősök mezők kitöltésével. Manuális mentéshez kattintson az űrlap tetején található (Mentés manuálisan) ikonra.

    Mentés után egy URL generálódik a Kioszk URL mezőben. Ez az URL az egyik módja annak, hogy a frontdesk kioszk elérhető legyen.

    A kioszk eléréséhez kattintson az URL végén található Másolás gombra, és navigáljon arra az URL-re egy webböngészőben. Ez az URL megnyitja az adott állomás frontdesk bejelentkezési oldalát.

    Javaslat

    Ahhoz, hogy képet/fotót adjon hozzá a recepciós űrlaphoz, vigye az egérmutatót az űrlap jobb felső sarkában található (kamera «+» jellel) ikon fölé, hogy megjelenjen egy (Szerkesztés) ikon.

    Kattintson a (Szerkesztés) ikonra, hogy megnyissa a fájlkezelőt, navigáljon a kívánt kép/fotó fájlhoz, majd kattintson a Megnyitás gombra a kiválasztáshoz.

    A kiválasztott kép az állomás fotójaként jelenik meg az állomás kioszk háttérképeként.

Beállítások fül

  • Házigazda kiválasztása: ha a látogató egy találkozón vesz részt, ez az opció lehetővé teszi a látogató számára, hogy kiválassza a találkozó házigazdáját a bemutatott listából, és értesítse az illetőt. Ha engedélyezve van, további mezők jelennek meg, ahogy az alább részletezve van.

  • Vendég hitelesítése: ha további információ szükséges, amikor egy vendég bejelentkezik, engedélyezze ezt az opciót, és válassza ki, hogy az alábbiak közül melyek szükségesek:

    • Email: válassza ki, hogy a vendég email címe Kötelező, Opcionális, vagy egyáltalán nem kérik az információt (Nincs).

    • Telefon: válassza ki, hogy a vendég telefonszáma Kötelező, Opcionális, vagy egyáltalán nem kérik az információt (Nincs).

    • Szervezet: válassza ki, hogy a vendég szervezete Kötelező, Opcionális, vagy egyáltalán nem kérik az információt (Nincs).

  • Téma: válassza ki a kioszk színmódját. Válasszon a Világos vagy a Sötét közül. A Világos választás halvány szürke hátteret jelenít meg a kioszkon, míg a Sötét választás sötét szürke és fekete hátteret jelenít meg.

  • Önellenőrzés: engedélyezze ezt az opciót, hogy a kioszkon megjelenjen egy bejelentkezési QR-kód. A QR-kód lehetővé teszi a vendégek számára, hogy mobil eszközükkel jelentkezzenek be, a kioszk használata helyett. Ezt az opciót ajánljuk egy forgalmas kioszkhoz, ahol több vendég jelentkezik be egyszerre.

  • Italok kínálása: engedélyezze ezt az opciót, hogy a vendégeknek italt kínáljon bejelentkezéskor. Ha ez az opció engedélyezve van, szükséges konfigurálni a kínált italokat, a Italok konfigurálása link segítségével, amely megjelenik, amikor az opció engedélyezve van. Miután az összes italopció konfigurálva van, válassza ki a kínálandó italokat a legördülő menü segítségével.

Megjegyzés

A következő opciók csak a Opciók fülön láthatók, ha a Házigazda kiválasztása opció engedélyezve van.

  • Értesítés e-mailben: engedélyezze ezt az opciót, hogy e-mailt küldjön annak a személynek, akit a vendég meglátogat, bejelentkezéskor. Ha engedélyezve van, megjelenik egy E-mail sablon mező alatta, az alapértelmezett Frontdesk e-mail sablon kiválasztva.

    Az alapértelmezett e-mail sablon megváltoztatásához kattintson az E-mail sablon mező legördülő menüjére, majd válasszon ki egy másik e-mail sablont.

    A jelenleg kiválasztott sablon módosításához kattintson a sor végén található (Belső link) ikonra, és végezze el a szükséges módosításokat a sablonon.

  • Értesítés SMS-ben: engedélyezze ezt az opciót, hogy SMS (szöveges) üzenetet küldjön annak a személynek, akit a vendég meglátogat, bejelentkezéskor. Ha engedélyezve van, megjelenik egy SMS sablon mező alatta, az alapértelmezett Frontdesk SMS sablon kiválasztva.

    Az alapértelmezett SMS sablon megváltoztatásához kattintson az SMS sablon mező legördülő menüjére, és válasszon ki egy másik SMS sablont.

    A jelenleg kiválasztott sablon módosításához kattintson a sor végén található (Belső link) ikonra, és végezze el a kívánt módosításokat a sablon tartalmán. Az SMS üzenet maximum 242 karakter hosszú lehet, ami 4 SMS (UNICODE) üzenetbe fér bele.

  • Értesítés Discuss által: ez az opció alapértelmezés szerint engedélyezve van, amikor a Házigazda kiválasztása opció engedélyezve van. Ez az opció megnyit egy Discuss alkalmazás üzenetablakot azzal a személlyel, akit a vendég meglátogat, bejelentkezéskor.

    Ha engedélyezve van, egy alapértelmezett üzenet jelenik meg annak a személynek, akit a vendég meglátogat. A Discuss alkalmazásnak telepítve kell lennie ahhoz, hogy ez az opció működjön.

Megjegyzés

A Discuss alapértelmezés szerint telepítve van, amikor egy Odoo adatbázist hozunk létre, és nem számít bele a számlázásba. Amíg a Discuss alkalmazást nem távolítják el szándékosan, a Értesítés Discuss által opció működik.

Example

Az alapértelmezett üzenet formátuma a Értesítés Discuss által opcióhoz: (Recepció) Bejelentkezés: (Vendég neve) (Vendég telefonszáma) (Szervezet) találkozik (alkalmazott neve)-val/vel.

Egy példa arra, hogyan jelenhet meg ez egy Discuss üzenetben: Fő előcsarnok Bejelentkezés: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) találkozik Marc Demo-val.

Recepció űrlap minden információval kitöltve.

Oldalsó üzenet fül

Írjon be bármilyen kívánt szöveget, amely megjelenik az állomás kioszkján, miután a vendég bejelentkezett, például üdvözlő üzenetet vagy bármilyen szükséges utasítást. A szöveg a megerősítő oldalon jelenik meg, a képernyő jobb oldalán, miután a vendég befejezte a bejelentkezési folyamatot.

Italok

Miután egy állomás létrejött, a következő lépés az italok konfigurálása a látogatók számára, ha szükséges.

Megjegyzés

Ez a lépés nem szükséges vagy kötelező a Frontdesk alkalmazás működéséhez, és csak akkor kell konfigurálni, ha italokat kínálnak a vendégeknek.

Ital opció hozzáadásához navigáljon a Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks menüpontra, majd kattintson a New gombra. Ezzel egy üres ital űrlap jelenik meg, amelyet konfigurálhat.

Adja meg a következő információkat az ital űrlapon:

  • Ital neve: írja be az ital opció nevét ebbe a mezőbe. Ez a mező kötelező.

  • Értesítendő személyek: használja a legördülő menüt ebben a mezőben, hogy kiválassza, kit értesítsenek, amikor az italt kiválasztják. Több személy is megadható ebben a mezőben. Ez a mező kötelező.

  • Sorrend: adjon meg egy numerikus értéket ebben a mezőben, hogy jelezze, hol jelenik meg ez a konkrét opció az ital opciók listájában. Minél alacsonyabb a szám, annál előrébb jelenik meg az ital a listában. Például, ha az egyes számot adja meg, az az italt a lista tetejére helyezi, és elsőként jelenik meg a sorrendben.

Javaslat

Kép/fotó hozzáadásához egy ital űrlaphoz, vigye az egérmutatót a (kamera «+» jellel) ikon fölé az űrlap jobb felső sarkában, hogy megjelenjen egy (Szerkesztés) ikon.

Kattintson a (Szerkesztés) ikonra, hogy megnyissa a fájlkezelőt, navigáljon a kívánt kép/fotó fájlhoz, majd kattintson a Megnyitás gombra a kiválasztáshoz.

A kiválasztott kép most megjelenik a kép mezőben, és beállításra kerül az ital képének.

Ital űrlap kitöltött információkkal egy eszpresszóhoz.

Állomás irányítópult

Javaslat

Kép/fotó hozzáadásához egy ital űrlaphoz, vigye az egérmutatót a (kamera «+» jellel) ikon fölé az űrlap jobb felső sarkában, hogy megjelenjen egy (Szerkesztés) ikon.

Kattintson a (Szerkesztés) ikonra, hogy megnyissa a fájlkezelőt, navigáljon a kívánt kép/fotó fájlhoz, majd kattintson a Megnyitás gombra a kiválasztáshoz.

A kiválasztott kép most megjelenik a kép mezőben, és beállításra kerül az ital képének.

Kioszk beállítás

Állítsa be az egyes kioszkokat a használathoz, miután konfigurálta a különböző állomásokat. Ajánlott minden recepciós kioszkhoz külön eszközt használni, például egy táblagépet.

Kétféleképpen navigálhat a kioszkhoz:

  • Navigáljon a fő Frontdesk alkalmazás irányítópultjára, és kattintson a kívánt állomás kártyáján található Open Desk gombra. A kioszk egy új böngészőfülön töltődik be.

  • Navigáljon ide: Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations, és kattintson a kívánt állomásra. Ezután kattintson a Copy gombra a Kiosk URL sor végén, és illessze be az URL-t egy új böngészőfülbe vagy ablakba.

Fontos

Amint hozzáfér egy recepciós kioszkhoz, akár a Open Desk gombbal, akár a Kiosk URL-lel, a felhasználó automatikusan kijelentkezik az adatbázisból azon a konkrét eszközön.

Ez egy biztonsági intézkedés, amely az adatbázishoz való jogosulatlan hozzáférés megakadályozására szolgál.

Jelentés

A Frontdesk alkalmazás két jelentést kínál: Visitors és Drinks.

Ezeknek a jelentéseknek az eléréséhez navigáljon ide: Frontdesk app ‣ Reporting, hogy megjelenjen egy legördülő menü, amely tartalmazza az opciókat: Visitors és Drinks.

A Visitors jelentés megjeleníti a látogatók számát hónapokra lebontva, az aktuális évre vonatkozóan. A Drinks jelentés azt mutatja, hogy hány összes kérés érkezett az egyes italokra.

Mint minden jelentés az Odoo-ban, a szűrők és csoportok módosíthatók, hogy más mutatókat is megjelenítsenek.

Lásd még