Látogatók¶
Az Odoo Frontdesk alkalmazásában a látogató fogalma minden nem munkavállalót jelöl (pl. szerelő, álláspályázó, könyvvizsgáló stb.). A látogatók érkezése és távozása biztonsági célból naplózható, így pontos nyilvántartás vezethető arról, hogy ki tartózkodik a helyszínen.
Látogatói lista¶
A bejelentkezett látogatók teljes listájának megtekintéséhez navigáljon a menüponthoz.
Megjegyzés
Alapértelmezés szerint a Tervezett vagy bejelentkezett és a Ma szűrők jelennek meg a Keresés… sávban.
Az összes látogató listaszerű nézetben jelenik meg, az incheckolásnál megadott következő adatokkal:
Név: a vendég neve.
Látogató vállalata: a vállalat, amelyet a vendég képvisel.
Telefon: a vendég telefonszáma.
Italok*: a vendég által kért ital.
Fogadó fél: akit a vendég megvár.
CheckIn: a dátum és az időpont, amikor a vendég bejelentkezett.
Checkout*: a dátum és az időpont, amikor a vendég kijelentkezett. Az alapértelmezett nézetben csak a Checked-In vagy Planned státuszú vendégek láthatók. A kijelentkezett vendégek csak akkor láthatók, ha a Today szűrőt eltávolítják.
Duration: az az időtartam, amennyi ideje a vendég be van jelentkezve.
Station: a helyszín, ahol a vendég bejelentkezett.
Status: a vendég státusza. A lehetőségek: Checked-In, Planned, Checked-Out vagy Cancelled.
Email*: a vendég e-mail-címe.
Company*: a vállalat, amelyet a vendég meglátogat. Ez a mező csak több vállalatos adatbázisban érhető el.
* Ezek a mezők az alapértelmezett Visitor listában nem láthatók. Ezeket a lista jobb felső sarkában található (beállítások módosítása) ikonnal kell engedélyezni.
A Visitors oldal elnevezett oszlopainak jobb szélén található egy névtelen oszlop, ahol a vendég státusza frissíthető.
Amikor a vendég távozik, kattintson az elérhető Check out gombra a vendég rekordjának frissítéséhez, és a távozás dátumának és időpontjának rögzítéséhez.
Ha egy ütemezett vendég megérkezik, és nem a Frontdesk kioszkon keresztül jelentkezett be, az érkezés dátuma és időpontjának rögzítéséhez bejelentkeztethetők ebből a listából az elérhető Check in gombra kattintva.
A névtelen státuszoszlop mellett megjelenik egy Drink Served gomb, de csak akkor, ha az adott látogató italt kért.
Amikor az italukat felszolgálták, kattintson a Drink Served gombra jelezve, hogy az ital eljutott a vendéghez. A kattintást követően ez a gomb eltűnik.
A sor jobb szélén megjelenik egy Print Badge gomb, de kizárólag tervezett látogatók esetén. Kattintson erre a gombra a látogató belépőjének PDF-fájlként való letöltéséhez. A belépőn megjelenik a látogató bejelentkezési dátuma és időpontja, a látogató neve és cége, akit meglátogat, valamint a meglátogatott cég logója.
Megjegyzés
A PDF-belépő nyomtatható ragasztós címkékre, amelyeket a látogató viselhet, vagy papírra, amelyet műanyag belépőtartóba helyezhetnek.
Ha valamely oszlop nem látható, vagy egy látható oszlopot el kell rejteni, kattintson a felső sor végén található (beállítások módosítása) ikonra. Ezzel megjelenik egy legördülő menü az engedélyezhető vagy letiltható oszlopok beállításaival. A (pipa) ikon azt jelzi, hogy az oszlop látható.
Tervezett látogatók¶
Ha vendégeket várnak, például állásjelölteket, kormányzati tisztviselőket vagy új szállítókat, hasznos lehet a látogatói adatokat előre megadni. Amikor a látogatók megérkeznek, a kioszkban elérhető Quick Check In lehetőséget vehetik igénybe, ahelyett hogy az összes adatukat manuálisan adnák meg érkezéskor.
A várható vendégek adatait előre adja meg tervezett vendég létrehozásával a Frontdesk alkalmazásban.
Tervezett vendég létrehozásához navigáljon a menüpontba, és kattintson az Új gombra. Ezután adja meg ugyanazokat az adatokat, mint bármely más látogató esetén a megjelenő vendég-űrlapon. Az egyetlen kötelező mezők a látogató Neve és az Állomás, ahová érkezése várható.
Fontos
Ha egy vendéget előre terveznek, be kell őt jelentkeztetni a Frontdesk alkalmazás Látogatók oldalán található listából (). Ha egy tervezett vendég kioszkon keresztül jelentkezik be, a bejegyzése elkülönül a tervezett látogatói bejegyzéstől, és a tervezett látogatói bejegyzése Tervezett státuszban marad.
Egy tervezett vendég Tervezett státusza csak akkor változik Bejelentkezve státuszra, ha az alkalmazás Látogatók listájában belülről kerül bejelentkeztetésre.
Ha egy vendég mégis kioszkon keresztül jelentkezik be, győződjön meg arról, hogy minden rekord naprakész, és a jelenleg helyszínen tartózkodó vendégek listája helyes. Ügyeljen arra, hogy a megfelelő bejegyzéseket jelentkezze be és/vagy ki, hogy a látogatólista pontosan tükrözze, ki tartózkodik jelenleg a helyszínen.
Tájékoztassa a tervezett vendégeket, hogy ne a kioszkon keresztül jelentkezzenek be, ha előre tervezett vendégként szerepelnek a listán.
Látogatói folyamat¶
Látogató bejelentkezése¶
Amikor egy látogató megérkezik a létesítménybe, egy Frontdesk kioszthoz lép oda, és a Bejelentkezés gombra kattint. A látogatótól kért adatok az adott Frontdesk állomáshoz konfigurált beállításoknak megfelelők. Ha valamely adat kötelező, a mező egy piros csillagot (*) jelenít meg. A látogatónak kötelezően meg kell adnia a szükséges adatokat a bejelentkezéshez.
Miután minden adatot megadott, a látogató megérinti a Bejelentkezés gombot.
Megjegyzés
A bejelentkezési folyamat bármely pontján, ha tíz másodpercig nem történik választás, a kiosk visszatér a főüdvözlő képernyőre.
Tervezett látogató bejelentkezése¶
Amikor egy tervezett látogató megérkezik a létesítménybe, először egy Frontdesk kioszthoz lép oda. Ha vannak tervezett látogatók az adott napra, a kiosk jobb oldalán megjelenik egy Gyors bejelentkezés panel, amely megkérdezi: Ön ezek közé a személyek közé tartozik? A kérdés alatt az aznap érkezésre várt összes látogató listája látható.
A bejelentkezéshez kattintson a listában a megfelelő névre.
Italok¶
Ha az állomáshoz italok vannak konfigurálva, a Bejelentkezés megérintése után megjelenik a regisztrációs visszaigazoló képernyő, a következő kérdéssel: Szeretne inni valamit?
A látogató megérintheti a Igen, kérem vagy a Nem, köszönöm gombot.
Ha az Igen, kérem lehetőséget választja, megjelenik az italválasztó képernyő az előre konfigurált lehetőségekkel. A látogató ekkor megérinti a kívánt italt, vagy ha nem kér semmit, megérintheti a képernyő alján lévő Semmi, köszönöm gombot.
Ha italt választottak, megjelenik a Köszönjük a regisztrációt! Az italát már hozzuk. üzenet.
Értesítések¶
Miután a látogató bejelentkezett, az általa meglátogatni kívánt személy, valamint minden olyan felhasználó, aki be van állítva a kioszkon történő bejelentkezésekről szóló értesítések fogadására, értesítést kap. Az értesítés e-mailben, SMS-ben, Discuss csevegőüzenetben, vagy e három lehetőség bármely kombinációjában érkezhet.
Ha a látogató italt kért, az ital-űrlapon Értesítendő személyek mezőben megjelölt felhasználók értesítést kapnak a Discuss alkalmazáson keresztül. A megjelenő üzenet: (Látogató neve) most bejelentkezett. A következőt kérte: (Ital neve).
Miután az italt felszolgálták a vendégnek, az ital kiszállításáért felelős személy köteles megjelölni az italt kiszállítottként.
Az ital kiszállítottként való megjelöléséhez navigáljon ide: , majd válassza ki a kívánt állomáskártyát, amelyen (#) Felszolgálandó italok látható.
Ez megnyitja az adott állomáson bejelentkezett és italra váró látogatók listáját. Kattintson a Ital felszolgálva gombra a sor végén annál a látogatónál, akit kiszolgáltak. Miután megjelölték, hogy az italát megkapta, a látogató eltűnik a listából.
Kilépés¶
Miután a látogató elvégezte ügyeit és elhagyta a területet, fontos kijelentkeztetni a pontos nyilvántartás érdekében.
A látogatók megfelelő kijelentkeztetéséhez navigáljon ide: , majd válassza ki a kívánt állomáskártyát, amelyen (#) Felszolgálandó italok látható. Ekkor megnyílik az adott állomáson jelenleg bejelentkezett látogatók listája.
Kattintson a Kijelentkezés gombra a sor végén annál a látogatónál, aki távozott. Miután kijelentkezettként jelölték meg, a látogató eltűnik a listából.
Fontos
A látogatók nem jelentkeznek ki maguktól, amikor elhagyják a területet. Fontos, hogy a Frontdesk felhasználói jelentkeztessék ki a látogatókat a pontos nyilvántartás érdekében.
Mindig legyen pontos lista arról, ki tartózkodik a területen bármely adott pillanatban. Ez biztonsági szempontból és vészhelyzet esetén is fontos.